Administrative rutiner og forbedringstiltak

Administrative rutiner kan beskrives som alle støtteoppgavene i en bedrift. Alle bedrifter har administrative rutiner, uansett hva bedriften driver med. Det er rutiner knyttet til områdene økonomi, innkjøp og saksbehandling.

En stor del av de daglige administrative rutinene i en bedrift, er knyttet til økonomiarbeidet. Økonomiske dokumenter, som vi kaller bilag, må håndteres på en trygg og systematisk måte. Dette er dokumenter som har med kjøp og salg, lønn, skatt og offentlige avgifter å gjøre.

Utsending av faktura

Ved salg som ikke er kontantsalg, benytter man ofte en faktura. Det vil si at bedriften sender en regning til kjøperen. Fakturaen gjelder ordren som ble inngått ved salget.

Både ordrene og fakturaene skal registreres. Bedrifter bruker ofte et regnskapsprogram som håndterer kundeordrer, og som sørger for at fakturaen blir sendt.

Å følge opp ordrer er en viktig del av kundeservicen. Det innebærer å gi beskjed om blant annet forventet leveringstid og eventuelle forsinkelser. Kundene blir vanligvis orientert i form av elektroniske ordrebekreftelser, og de får gjerne oppdatert informasjon om ordren på e‑post.

Når en bedrift har gode salgsrutiner, får administrasjonen god oversikt over alle ordrene og bedre styring på lageret, og de kan sende leverandørbestillingene sine til rett tid.

Purrerutiner og kreditnota

En sentral administrativ rutine er purring på utestående fordringer, det vil si det kundene skylder til bedriften. Gode purrerutiner gjør at pengene kommer inn på konto raskere, noe som bedrer bedriftens betalingsevne. Men husk på god forretningsskikk – vi ønsker å beholde kundene våre.

Kunder som ikke betaler innen en betalingsfrist, bør følges opp raskt. I noen tilfeller kan det være nødvendig å gjøre konkrete avtaler om betalingsutsettelse.

Når kunder ikke betaler etter gjentatte purringer, kan betalingskravet sendes til inkasso. Bedriften må da ha purret minst to ganger. Det er ofte et eget inkassobyrå som tar over jobben med å få inn pengene.

Kreditnota er det motsatte av en faktura, og brukes når kunden skal ha penger tilbake fra oss. Ved mangler eller feil som gjør at kunden skal ha tilbake penger, må det raskt sendes kreditnota til kunden.

Lønnsarbeidet

Arbeid med lønn kan være en del av administrasjonsarbeidet. De som skal jobbe med lønn, bør ha god kompetanse innen relevante dataprogrammer og regelverket knyttet til lønn. Korrekt lønn til rett tid og person er viktig.

Det skjer stadig endringer i lovverket som gjelder lønn, godtgjøringer, frynsegoder, fravær, sykdom, sykepenger, pensjoner, ansettelser og oppsigelser. Det er derfor viktig at vi til en hver tid er oppdatert.

Fagorganiserte bedrifter må justere lønnen til de ansatte i henhold til gjeldende tariff. I forbindelse med lønnsjusteringer er det mye som må oppdateres i lønnssystemene.

Bruk av regnskapskontor

Hvis en bedrift velger å sette deler av regnskapsarbeidet bort til et regnskapskontor, blir de interne økonomiske rutinene mindre omfattende. Mange setter bort føringen av selve regnskapet, og noen velger også å la regnskapskontoret gjøre lønnsarbeidet og fakturaarbeidet. I så fall blir behovet for økonomiske rutiner i bedriften ganske begrenset.

Arbeidet vil da i stor grad gå ut på å sørge for at regnskapskontoret får all den dokumentasjonen de trenger for å kunne gjøre arbeidet sitt. Det vil si alle regnskapsbilag, alle lister knyttet til de ansatte og lønningene deres, og alle kundeordrer.

Det kan være mange grunner til å la et regnskapskontor ta ansvaret for regnskapsføringen og lønnsarbeidet. For en nyetablert bedrift gjelder dette særlig i den første tida. Bedriften kan da konsentrere seg fullt ut om å skape inntekter.

Faktureringen og purringen er det praktisk å gjøre selv, ettersom det er viktig å få fakturaene ut fortest mulig og dermed få betalt raskere.

Det er viktig å ha gode rutiner for bestilling av varer. Vi må bestille rett mengde til rett tid, slik at vi ikke binder unødvendig mye penger i lager, og for å minimere svinn som følge av at varer blir ødelagt eller ukurante. Samtidig er det å ha varer tilgjengelig en viktig del av servicen overfor kundene.

Saksbehandling innebærer at en sak skal behandles etter visse regler. Hvis reglene er formelle, betyr det at de er skriftlige og følger en mal. I en offentlig virksomhet er disse reglene bestemt av forvaltningsloven, og det er derfor viktig at du setter deg inn i reglene som gjelder sakene dine.

Det er også regler for saksbehandling i private bedrifter. Du må forholde deg til lovene og reglene som gjelder ved kjøp og salg. Dette er påbudt. Når det gjelder behandling av interne saker i bedriften, er det bedriftens interne retningslinjer som gjelder. De sier noe om hvordan saker skal presenteres, hvor lang tid man kan bruke på saksbehandling, og hvem som skal godkjenne resultatet.

Vi bør se på rutinene i bedriften regelmessig for å se om det finnes områder bedriften kan forbedre. Kan arbeidet bli enda mer effektivt? Har vi rutiner som gjør at vi sender ut fakturaer raskt nok, følger vi opp sene betalere på en god måte, og er det andre administrative oppgaver vi ser at vi kan forbedre?