Article

Arkivloven

Formålet med arkivloven er å sikre at materiale av kulturell, forskningsmessig, rettslig eller forvaltningsmessig verdi blir tatt vare på for ettertiden. Det er bare virksomheter med offentlige oppgaver som er pålagt etter arkivloven å ha et arkiv.

Image: Shutterstock, NTB / Restricted right of use

Overordnede regler

I arkivloven finner vi de overordnede reglene for arkivering. For mer detaljerte regler må vi se i forskriften til arkivloven. Den heter forskrift om offentlige arkiv, men omtales ofte bare som «arkivforskriften».

Arkivforskriften

Alle virksomheter som er pålagt å følge arkivloven, skal ha rutiner for å opprette, motta, utveksle, arkivere, vedlikeholde og bruke dokumenter som skal arkiveres. Rutinene skal blant annet sikre at

det framgår hvem som har opprettet og registrert et dokument
dokumentet ikke kan endres av uvedkommende
dokumentet er tilgjengelig for bruk

Norsk arkivstandard (Noark)

Offentlige virksomheter er pålagt å følge Norsk arkivstandard, Noark. Dette står i arkivforskriften § 11. Denne standarden gir retningslinjer for hvordan journaler skal lagres elektronisk. Offentlige virksomheter skal bruke Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter. Noark-standarden er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren.

Tilsyn

Riksarkivaren driver også veiledning og fører tilsyn med arkivarbeidet i offentlig sektor og private arkiv av offentlig interesse. Riksarkivaren kan blant annet kreve å få innsyn i journalsystemet, arkivnøklene og arkivinstruksene til en virksomhet for å godkjenne disse. Videre kan Riksarkivaren inspisere arkivet og gi virksomheten pålegg om å endre rutinene hvis det blir funnet avvik fra retningslinjene i arkivloven.

Brudd på arkivloven

Vedvarende brudd på arkivloven kan straffes med bøter.