Skriftlig kommunikasjon – ekstern

Mye av kommunikasjonen med eksterne grupper på jobb skjer skriftlig. Du må kanskje skrive brev til pårørende, e-post til leverandører, nyhetsbrev til kunder eller blogginnlegg på organisasjonens nettsider. Her skal vi se på noen tips du kan bruke for å nå fram med budskapet ditt på best mulig måte.

Du representerer bedriften din

Når du har skriftlig kontakt med en kunde eller leverandør, er du en representant for din bedrift. Det du skriver vil være med på å gi et positivt eller negativt inntrykk av hele bedriften. Derfor er det viktig å holde en vennlig, profesjonell og troverdig tone. Det kan du få til på mange måter.

Vennlighet mellom linjene

For det første bør du tenke på hvordan du ser for deg mottakeren for å hindre at negative holdninger til mottaker blir liggende mellom linjene. Tenk om en lærer skrev en beskjed til klassen som begynte med: "Dere kommer sikkert ikke til å lese dette, men her er en viktig beskjed om..."

Les gjerne gjennom det du har skrevet, og tenk på hvordan det kan bli oppfattet av målgruppa når de leser det. Be også gjerne noen andre om å lese gjennom det du har skrevet. De kan fange opp signaler du ikke ser så godt selv.

Gir teksten et troverdig inntrykk?

Hvis avsenderen av et budskap ikke virker troverdig, vil ikke budskapet nå fram. God rettskriving og tegnsetting, ryddig oppsett og fin layout er noe som gir et mer profesjonelt uttrykk. En håndskriblet lapp med kaffeflekker på vil virke mindre seriøst og pålitelig enn et oppslag skrevet på PC.

Unngå slurv, rot og upassende språk. Om du vet at du sliter med rettskriving, er det ikke noe å skamme seg over. Det kan likevel være lurt å be noen andre om å lese igjennom det du har skrevet før du sender det avgårde.

Hvem skal lese teksten?

Før du skriver en tekst i en jobbsammenheng, er det lurt å tenke på hvem som skal lese teksten. Du bør ta hensyn til dem når du skriver og tenke over hvilke forutsetninger de har for å få med seg innholdet i teksten.

Skal du skrive for brukere eller kunder, må du skrive slik at det er mulig å forstå innholdet uten å ha fagkunnskapen din.

Skriv kort og kom raskt til saken

Er den du skriver for motivert til å lese teksten? Hvis svaret er ja, kan du skrive litt lengre tekster enn om svaret er nei. Da må du skrive så kortfattet som mulig, og komme til saken raskt. Uansett er det lurt å skrive det viktigste først, slik at du er sikker på at alle får med seg dette, selv om de ikke leser hele teksten.

Overskrifter og mellomtitler bør vise hva avsnittene handler om, slik at leseren kan få med seg hovedinnholdet ved å bare lese disse.

Å skrive på digitale plattformer

Mye av den skriftlige kontakten med kunden, brukere og andre eksterne, skjer via epost, på organisasjonens sider på nettet eller på sosiale medier. Når du skriver på slike plattformer, er det noen faktorer du må være bevisst på.

Fang oppmerksomheten

På nettet og på sosiale medier konkurrerer du om oppmerksomheten til mottakeren med svært mange andre budskap. Derfor blir det ekstra viktig at overskriften frister til lesing, og at de gir en klar pekepinn på hva teksten handler om. Pass også på at det viktigste står først i overskriften eller emne-feltet.

Mindre formelt på sosiale medier

Sosiale medier er en plattform der vi blander jobb, privatliv og fritidsinteresser. Måten vi kommuniserer der likner en del på muntlig kommunikasjon, med raske tilbakemeldinger og svar. Derfor kan du være litt mindre formell når du skriver til kunder på for eksempel på Facebook, men du må fortsatt være i rollen din som ansatt og unngå å være privat.

Det du skriver blir liggende ute

Til slutt må du også huske at mye av det du skriver på nettet er søkbart. Det kan også bli liggende der for alltid og komme opp når noen googler deg, bedriften eller organisasjonen du jobber for. Da blir det en del av inntrykket folk får av deg og bedriften din.