Når nye varer ankommer et varemottak, skal de som tar imot varene, foreta en kontroll:
Avtale | Kontroll av |
Kjøpsavtalen mellom selger og kjøper | at alle ordrer er levert komplette og feilfrie |
Transportavtalen mellom avsender, fraktfører og mottaker | at ingen sendinger har transportskade |
Tabell: Kontroller i et varemottak.
Kontroll av kjøpsavtale
Når vi kontrollerer en ordre i et varemottak, kontrollerer vi at kjøpsavtalen mellom selger og kjøper er innfridd.
Sammen med varene er det normalt en pakkseddel som viser alle artiklene for hver ordre vi mottar. Vi kan bruke pakkseddelen som grunnlag for kontroll. I så fall krysser vi pakkseddelen mot alle varene som kommer i en sending, kolli for kolli. Når vi senere får fakturaen, krysser vi på nytt pakkseddelen mot fakturaen.
Denne måten å kontrollere kjøpsavtalen på innebærer to kontroller – først kryssing av pakkseddel mot mottatte varer, deretter kryssing av pakkseddel mot faktura. Om vi har fakturaen fra leverandøren tilgjengelig, kan vi komme unna med én kontroll ved å kontrollere varene i en sending direkte mot fakturaen. Da krysser vi av direkte i fakturaen, kolli for kolli.
En enda mer arbeidsbesparende måte å utføre kontrollen på er å skanne varenumrene fra ulike sendinger elektronisk mot kjøpsavtalene. En del bransjer har tatt i bruk slike løsninger, andre er i ferd med å innføre dem.