Dette er normalt den vanskeligste delen av jobben. Vi må være handlekraftige. Noen ganger må vi kanskje påpeke at medarbeidere ikke har gjort den jobben som er forventet.
Sette i verk tiltak
Det er først når vi setter i verk tiltak til forbedringer at budsjettet og regnskapet blir det styringsredskapet og beslutningsgrunnlaget som de er ment å være.
Det er naturlig at ledergruppen møtes for å drøfte nødvendige tiltak. Medlemmene av gruppen bør på forhånd ha mottatt avviksanalysen og en del faktaopplysninger knyttet til de sannsynlige årsakene.
Ledergruppen bør begynne med å se på de største avvikene. Normalt er det inntektene som utgjør de største utfordringene. Det er nemlig vanligvis lettere å styre kostnadene enn inntektene. Å skaffe tilstrekkelige inntekter er ofte flaskehalsen i en bedrift.
Hva må gjøres? Må vi forholde oss til en sterkere konkurranse? Er
varesortimentet feil eller utilstrekkelig? Har selgere eller ordemottakere fått tilstrekkelig opplæring? Yter vi god nok service? Er det noen som ikke gjør det som er forventet av dem?
Som du ser – årsakene kan være mange. Det kan også være vanskelig å finne de rette tiltakene. I sin ytterste konsekvens kan medarbeidere som svikter, bli sagt opp. Men de må i første omgang bli hjulpet til å yte bedre.
Vi har altså sett at avviksanalysen har tre faser:
Avviksanalysens tre faser
1. identifisere avvikene
2. finne årsakene til avvikene
3. treffe tiltak