Fagstoff

Distribuere informasjon

Publisert: 12.12.2012, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Kvinne med pc

Når man har skrevet brukerinformasjon, må man velge hvordan man skal distribuere den. Det er flere mulige måter å distribuere på, og alle har sine fordeler og ulemper.

Det er fremdeles mulig å sende ut informasjon til kollegaene dine på papir, men vurder når den er hensiktsmessig. Det er fremdeles mulig å sende ut informasjon til kollegaene dine på papir, men vurder når denne løsningen er mest hensiktsmessig.
Fotograf: Lars Bahl
  

 

E-post er en effektiv måte å distribuere informasjon på, men innholdet kan lett forsvinne blant mange andre e-poster.E-post er en effektiv måte å distribuere informasjon på, men innholdet kan lett forsvinne blant mange andre e-poster.
Fotograf: NKI Forlaget
  

 

Informasjon som legges på nettsider, bør alltid være i et format som kan skrives ut.

De tre mest aktuelle måtene å distribuere informasjon på er papir, e-post eller publisering på nett, for eksempel virksomhetens intranett.

Papir 

Å distribuere informasjon på papir er arbeidskrevende og kostbart sammenlignet med alternativene, men vi skal ikke avskrive papir helt likevel. Informasjon som mottas på papir, blir ofte oppfattet som viktigere enn noe som kommer som e-post, og det er derfor større sjanse for at informasjonen blir lest og tatt vare på.

E-post

E-post er en effektiv måte å distribuere informasjon på, men den er ikke alltid like hensiktsmessig. De fleste som arbeider i en virksomhet, mottar et stort antall e-postmeldinger hver dag. Hvis informasjonen ikke er aktuell akkurat når e-postmeldingen leses, er det store muligheter for at den blir arkivert, glemt eller slettet. Det gjør det vanskelig for brukeren å finne informasjonen senere, når han har behov for den.

En mulighet er å sende informasjonen som vedlegg i en e-post. Det øker mulighetene for at den blir tatt vare på, men samtidig krever det en del ekstra arbeid fra brukerens side; vedlegget må lastes ned, åpnes eller eventuelt skrives ut før informasjonen kan leses. E-post bør derfor helst bare benyttes til å distribuere informasjon som skal brukes med en gang.

Publisering på nett

Publisering på nett er ofte den mest effektive måten å distribuere informasjon på. Metoden er kostnadseffektiv og krever som regel lite arbeid hvis virksomheten har en intranettløsning eller tilsvarende informasjonstjeneste. Ulempen er at brukerne selv må oppsøke informasjonen når de trenger den. Hvis de ikke er aktive brukere av informasjonstjenesten, når informasjonen sent eller aldri fram.

Informasjon som legges ut på nettsider, bør alltid være i et format som kan skrives ut. Dette er spesielt viktig for prosedyrer der brukeren vil ønske å kunne lese instruksjonene samtidig som han utfører dem på maskinen.