Slik planlegger du en vellykket event
En av hovedgrunnene til at man har en event, er det sosiale. Arrangementer i form av sommerfester, julebord og jubileer blir ofte holdt for å gi noe tilbake til medarbeiderne. Likeså er det vel så mange arrangementer som dreier seg om faglig innhold, for eksempel konferanser eller foredrag. Mange ønsker også å ta underholdningsaspektet fra de sosiale arrangementene med i faglige konferanser og foredrag for å live opp en lang dag i konferansesalen.
Det første du må gjøre når du planlegger en event, er å kjenne til hensikten med arrangementet. Hva er det overordnede målet? Deretter må du kartlegge hvem som kommer. Hvem er gjestene? Hvem er kunden? Dette forteller veldig mye om hva slags innhold du kan foreslå. Er det skoleelever, eller er det forretningsfolk? Unge eller eldre? Ansatte eller kunder? Alle disse tingene er med på å sette en ramme for hva som vil egne seg best. Det er viktig å legge lista der målgruppa er.
Skal arrangementet foregå i deres egne lokaler, eller skal dere leie et lokale? Inne eller ute? Hvis arrangementet er stort, må dere bestille lokaler i god tid, gjerne et år i forkant. Skal dere ha en stor hagefest, gjelder det også å være ute i god tid med å leie inn telt, toaletter, stoler og bord. Søk på internett og hent inn tilbud, og velg det som passer best. Det er nyttig å hente inn flere tilbud for å sammenligne priser og sikre den beste prisen for budsjettet deres.
Ingen arrangementer er like. Hvis du har gjennomført et godt arrangement én gang, nytter det ikke å tro at du kan kopiere planen og gjøre det samme neste gang. Du må tenke fra scratch hver eneste gang. Igjen gjelder det å tenke målgruppe og å ikke gjenta seg selv hver gang. Det kan fort bli kjedelig og uinteressant. Du er aldri bedre enn det siste du har gjort, og du må ikke tro at du kan leve på suksessen fra i fjor. Den er glemt.
Det er viktig å vite hva du driver med, hvis du skal arrangere en event, enten det er i stor eller liten skala. Det er mye du må tenke på – kjøreplan, transport, servering, menyer, teknikk, guiding, informasjon, betaling og påmelding. Dette er bare for å nevne noe, så det er viktig å være klar over hva som kreves når du skal arrangere en event.
Enten du skal ha julebord, et møte, en messe, en fagkonferanse, produktlansering eller en annen type markering, er det én ting som er noe av det aller viktigste: å holde budsjettet. Det er viktig å lage et godt budsjett før eventen, slik at du har en fast ramme å forholde deg til hele tiden.
Planlegger du et stort arrangement, kan det dukke opp flere hindringer underveis. Da er det viktig å se løsninger, og ikke problemer. Vær på vakt, og vær åpen for at programmet kan endre seg underveis. Noen ganger kan det til og med hende at arrangementet blir bedre enn du hadde planlagt, på grunn av spontane justeringer du må ta på sparket. Det er viktig å kunne tenke utenfor boksen!
Mange arrangementer planlegges veldig tidlig. Det er vanlig å beregne et års tid for planlegging av større arrangementer, men stort sett er det normalt å beregne 3–6 måneder for vanlige arrangementer og enda kortere tid for små og mindre arrangement. Det viktigste er å ikke utsette planleggingen, så beregn god tid – da vil du mest sannsynlig gjennomføre et godt arrangement.
Husk å tenke bærekraft hele tiden. Ta bærekraftige valg gjennom hele prosessen. Velg kortreist mat om du kan, unngå unødig bruk av plast, og bruk lokale leverandører. Tenk også på avfallshåndtering hvis du velger et utendørs arrangement.