Fagartikkel
Sjekklister og gjennomføring
Dagen nærmer seg, og arrangementet du har ansvar for, skal endelig gå av stabelen. Nå er det viktig å holde hodet kaldt og gå gjennom sjekklistene.
Ting går sjelden av seg selv. Som arrangør er det viktig at du lager sjekklister der du belyser viktige detaljer rundt arrangementet ditt. Sjekk, sjekk og dobbeltsjekk!
Her følger fire sjekklister med viktige punkter du må ha kontroll på. Det er ei liste for hver av de ulike fasene i arbeidet med et arrangement: minst én uke før arrangementet, dagen før arrangementet, arrangementsdagen og etter arrangementet.
Sjekkliste
Minst én uke før arrangementet
- Bekreft gjestelisten og forespørsler om mat (allergier, vegetarianere, veganere).
- Bekreft måltider, pausemat, mineralvann og kaffe.
- Dobbeltsjekk at nødvendig utstyr er på plass – for eksempel at alt teknisk virker.
- Dobbeltsjekk eventuell transport og gi et endelig antall.
- Send navneliste til hotellet dersom overnatting er bestilt.
- Dersom det koster penger å delta, sjekker du at alle har betalt.
- Bestill blomster eller gaver til eventuelle foredragsholdere eller til andre spesielle anledninger.
- Send ut program til deltakerne hvis det er aktuelt, eller ei saksliste hvis det er et møte.
Sjekkliste
Dagen før arrangementet
- Gå gjennom lokalet eller møteplassen og sjekk at alt som skal være der, er der.
- Dobbeltsjekk at alt som skal virke, virker.
- Sjekk at eventuelle skilt er på plass, og at program og annet nødvendig materiell er synlig.
Sjekkliste
Arrangementsdagen
- Overhold tidsplanen og unngå forsinkelser.
- Ha det gøy, og ikke stress! Nå får du se at god planlegging lønner seg!
- Rydd opp – ta med en gjeng gode kolleger!
- Pust ut og gi deg selv et klapp på skulderen.
Sjekkliste
Etter arrangementet
- Send en takk til alle som har bidratt.
- Gjør en evaluering – hvordan gikk det? Noter ned mens du har arrangementet friskt i minne.
- Send ut evalueringsskjema til deltakerne, og gi dem mulighet til å komme med tilbakemeldinger. Dette er nyttig til neste arrangement!
- Betal regninger i tide.
