Skal du jobbe innen administrasjon, er det mange lover du må kjenne til. I arbeidet ditt må du blant annet følge reglene i forvaltningsloven, arkivloven, bokføringsloven, regnskapsloven, anskaffelsesloven, skatteloven, folketrygdloven, ferieloven og arbeidsmiljøloven.
Forvaltningsloven gjelder for offentlige etater og skal sikre den enkelte innbygger en trygg og grundig saksbehandling og likebehandling. Loven gjelder også for private virksomheter som har driftsstøtte fra det offentlige, som private barnehager og skoler.
Loven gjelder for eksempel søknader om skoleplass, stipend, byggetillatelser og sosiale tjenester og ytelser. Den regnes som svært viktig for å sikre rettssikkerheten vår. Loven sier blant annet hvem som er inhabil til å behandle saker, og den har regler for saksbehandling, taushetsplikt, vedtak og ankemuligheter.
Alle forvaltningsorganer har veiledningsplikt innenfor sitt saksområde, som for eksempel barnevernet. Formålet med veiledningsplikten er å gi alle parter mulighet til å kunne ivareta sine egne rettigheter.
Når det gjelder saksbehandlingen, har forvaltningsorganet et ansvar for å forberede og avgjøre saken fortest mulig og innenfor gjeldende tidsfrist. Skulle det allikevel ta lengre tid enn planlagt før henvendelsen kan besvares, skal forvaltningsorganet gi et foreløpig svar. I dette svaret skal det redegjøres for grunnen til forsinkelsen og når et endelig svar kan forventes.
Noen viktige begreper i forvaltningsloven, jf. § 2
Vedtak
en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet, og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer
Enkeltvedtak
et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer
Forskrift
et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer
Offentlig tjenestemann
en embetsmann eller en annen som er ansatt i statens eller en kommunes tjeneste
Part
en person som en avgjørelse retter seg mot, eller som saken ellers direkte gjelder
Virksomheter med offentlige oppgaver er pålagt etter arkivloven å ha et arkiv.
I arkivloven finner vi de overordnede reglene for arkivering. For mer detaljerte regler må vi se i forskriften til arkivloven. Den heter "Forskrift om dokumentasjon og arkiv", men omtales ofte bare som "arkivforskrifta".
Les mer om arkivloven
Formålet med loven
Formålet med arkivloven er å bidra til at den offentlige forvaltningen er forsvarlig og etterrettelig. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for allmennheten og gi grunnlag for å føre kontroll med forvaltningen og styrke rettssikkerheten. Arkivene skal kunne tjene som kulturarv, kilder til historisk kunnskap og grunnlag for forskning.
Overordnede regler
I arkivloven finner vi de overordnede reglene for arkivering. For mer detaljerte regler må vi se i forskriften til arkivloven. Den heter "Forskrift om dokumentasjon og arkiv", men omtales ofte bare som "arkivforskrifta".
Arkivforskrifta
Alle virksomheter som er pålagt å følge arkivloven, skal ha rutiner for å opprette, motta, utveksle, arkivere, vedlikeholde og bruke dokumenter som skal arkiveres. Rutinene skal blant annet sikre at
det framgår hvem som har opprettet og registrert et dokument
dokumentet ikke kan endres av uvedkommende
dokumentet er tilgjengelig for bruk
Tilsyn
Nasjonalarkivet fører tilsyn med arkivarbeidet i offentlig sektor og private arkiv av offentlig interesse. Nasjonalarkivet kan blant annet kreve å få innsyn i journalsystemet, arkivnøklene og arkivinstruksene til en virksomhet for å godkjenne disse. Videre kan Nasjonalarkivet inspisere arkivet og gi virksomheten pålegg om å endre rutinene hvis det blir funnet avvik fra retningslinjene i arkivloven.
Brudd på arkivloven
Vedvarende brudd på arkivloven kan straffes med bøter.
Bokføringsloven inneholder regler for bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger.
Reglene gjelder også for større foretak, men de må i tillegg følge mer omfattende lover og regler.
Les mer om bokføringsloven
Bokføringsplikt
Bokføringsloven inneholder regler for bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger.
Her bruker vi begrepene bokføring og å være bokføringspliktig. Det er ikke det samme som å ha regnskapsplikt. Med regnskapsplikt mener vi plikt til å føre et komplett regnskap.
De minste enkeltpersonforetakene og de minste ansvarlige selskapene er bokføringspliktige, men ikke regnskapspliktige. De er underlagt bokføringsreglene og har en viss rapporteringsplikt til offentlige myndigheter.
Selskaper som bare har bokføringsplikt er
enkeltpersonforetak som ikke har eiendeler over 20 millioner kroner og ikke mer enn tjue ansatte
ansvarlige selskaper som ikke har mer enn fem ansatte og en inntekt under 5 millioner kroner
Regelen om ajourhold
En av de mest sentrale reglene i bokføringsloven er regelen om ajourhold (bokføringshyppighet). Hovedregelen sier at ajourhold skal gjennomføres så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Hovedregelen er å være à jour minst hver fjerde måned.
For de aller minste enkeltpersonforetakene er det nok å være à jour en gang i året, og da i forbindelse med skattemeldingen. Disse foretakene har mindre enn 600 bilag. Vi tar vare på alle bilag underveis, men vi trenger ikke gruppere eller summere dem før vi utarbeider skattemeldingen.
Alle inntekter og kostnader skal først føres inn i et skjema kalt næringsoppgaven. Her får vi fram et eventuelt overskudd eller underskudd for virksomheten. Resultatet fører vi videre til skattemeldingen.
Dersom virksomheten er merverdipliktig, må den være à jour annenhver måned, siden oppgaven over merverdiavgift rapporteres seks ganger i året.
Det samme gjelder hvis enkeltpersonforetaket har ansatte. Pliktig rapportering av skattetrekk og arbeidsgiveravgift skjer også annenhver måned.
Regelen om oppbevaring av bilag
Bokføringsloven har regler for hvor lenge bilagene skal oppbevares etter at driftsåret er omme. Vi skiller da mellom såkalte primærbilag og sekundærbilag.
Primærbilag
Følgende bilag skal oppbevares i fem år:
årsregnskaper og regnskapsrapportering
dokumentasjon av bokførte opplysninger
Sekundærbilag
Følgende bilag skal oppbevares i 3,5 år:
avtaler som gjelder virksomheten (unntatt de minst betydningsfulle)
korrespondanse som gir viktig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir ved leveringstidspunktet
prisoversikter som kreves utarbeidet etter lov eller forskrift
God bokføringsskikk
Et av de ti grunnleggende bokføringsprinsippene er god bokføringsskikk. Hva dette egentlig innebærer, er ikke omtalt i loven. Det er regnskapsbransjen selv som definerer denne skikken.
Norsk Regnskapsstiftelse
Norsk Regnskapsstiftelse utgir de norske regnskaps- og bokføringsstandardene. Prinsippet innebærer at bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. På den måten er det etablert en rettslig standard som et supplement til bestemmelser i lov og forskrift.
Bak Norsk Regnskapsstiftelse (NRS) står det åtte sentrale instanser. Det er Den norske Revisorforening, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF), Norges handelshøyskole, Norske Finansanalytikeres Forening, Econa (tidligere Norske Siviløkonomers forening), Næringslivets Hovedorganisasjon, Oslo Børs og Handelshøyskolen BI.
Bokføringsloven er en rammelov som tillater at bransjen setter standarder gjennom NRS. NRS gjør en flott innsats gjennom sine utkast og høringsrunder. Utviklingen av standarder for god bokføringsskikk skjer i form av en felles dugnadsinnsats.
Noe av utfordringen for myndighetene og bransjen er den omveltningen som samfunnet både nasjonalt og internasjonalt er gjenstand for. Dette gjør det vanskelig å forholde seg til et statisk lovverk. Å lage og godkjenne lover er en svært omfattende og tidkrevende prosess. En seriøs bransje kan derimot sette standarder på en mer fleksibel måte, selv om dette arbeidet også er svært omfattende.
God bokføringsskikk gjelder alle virksomhetene. Større virksomheter har også andre og mer omfattende lover og regler å forholde seg til.
Grunnleggende bokføringsprinsipper § 4
Regnskapssystem
Det hele skal være ordentlig og oversiktlig.
Fullstendighet
Alle transaksjoner (bilag) skal være med.
Realitet
Hendingen skal faktisk ha inntruffet.
Nøyaktighet
Alt skal være korrekt.
Ajourhold
Vi må være à jour så ofte som det kreves.
Dokumentasjon
Bilaget skal vise at det gjelder virksomheten.
Sporbarhet
Føring og bilag må kunne finnes.
Oppbevaring
Oppbevaringen skal vare så lenge det er saklig behov.
Sikring
Det skal sikres mot endring, sletting og tap.
God bokføringsskikk
Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.
I regnskapsloven kan vi lese om regler for utarbeidelse av årsregnskap, og om hvordan resultatregnskapet og balansen skal settes opp.
Loven sier innledningsvis hvilke selskaper som har plikt til å føre regnskap. Alle aksjeselskap er regnskapspliktige. Har du et enkeltpersonforetak, har du først regnskapsplikt dersom du har mer enn 20 millioner i eiendeler eller mer enn 20 ansatte. Du bør likevel føre regnskap, men reglene i regnskapsloven gjelder ikke for deg.
Les mer om regnskapsloven
Regnskapsplikt
Loven sier innledningsvis hvilke selskaper som har plikt til å føre regnskap. Alle aksjeselskap er regnskapspliktige. Har du et enkeltpersonforetak, har du først regnskapsplikt dersom du har mer enn 20 millioner i eiendeler eller mer enn 20 ansatte. Du bør likevel føre regnskap, men reglene i regnskapsloven gjelder ikke for deg.
Årsregnskap og årsberetning
Regnskapspliktige bedrifter skal hvert år utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal blant annet inneholde resultatregnskap og balanse. Årsberetningen skal beskrive bedriften, hva den driver med, og hvor den holder til. Videre skal den gi opplysninger om arbeidsmiljøet. Den skal også omtale økonomien til bedriften, slik denne framkommer i årsregnskapet.
Årsregnskapet og årsberetningen er offentlige. Det vil si at alle kan få tilgang til å lese dokumentene.
Grunnleggende regnskapsprinsipper
Transaksjonsprinsippet
Opptjeningsprinsippet
Sammenstillingsprinsippet
Forsiktighetsprinsippet
Sikringsprinsippet
1. Transaksjonsprinsippet
Med transaksjon mener vi her en økonomisk hendelse, for eksempel et kjøp eller salg av produkter. Transaksjonsprinsippet sier at en økonomisk hendelse skal regnskapsføres til den verdien som gjaldt på tidspunktet da hendelsen fant sted. I regnskapet er det altså verdien et produkt har idet det blir solgt og overlevert, du skal benytte.
2. Opptjeningsprinsippet
Inntekter skal føres i regnskapet når bedriften tjener dem, det vil si når produktet er levert til kunden. Opptjeningsprinsippet setter altså krav til når du skal føre inntektene i regnskapet. For eksempel skal et hotell først inntektsføre en overnatting når gjesten overnatter på hotellet, ikke når overnattingen blir kjøpt.
3. Sammenstillingsprinsippet
Utgifter skal i utgangspunktet kostnadsføres i samme periode som inntektene føres. Med det mener vi at alle utgifter knyttet til salget av et produkt skal føres i samme periode som salgsinntektene for produktet.
La oss for eksempel tenke oss at du har kjøpt inn produkter for 20 000 kroner et år. Når året er slutt, har du solgt bare halvparten av dem. Da skal du kostnadsføre 10 000 kroner, mens du fører de resterende 10 000 kronene i balansen som varelager.
4. Forsiktighetsprinsippet
Forsiktighetsprinsippet sier at urealiserte tap skal føres i regnskapet. Det vil si at du ikke skal vente til tapet blir realisert, før du fører det i regnskapet. Et urealisert tap kan for eksempel være et fall i verdien på aksjer, selv om du ikke har solgt aksjene.
5. Sikringsprinsippet
Sikringsprinsippet sier at gevinst og tap skal føres i samme periode.
Vi har regler for offentlige anskaffelser for at alle skal kunne ha tillit til at offentlige penger blir brukt på en samfunnstjenlig måte. Reglene skal blant annet sikre rettferdig konkurranse mellom leverandører til det offentlige og sørge for at staten får mest mulig igjen for pengene sine.
Reglene i anskaffelsesloven gjelder for alle typer offentlige anskaffelser av varer og tjenester over 100.000 kroner. Hovedprinsippene i loven er likebehandling, forutsigbarhet, gjennomsiktighet og konkurranse.
Les mer om regler for offentlige anskaffelser
Hvorfor har vi regler for offentlige anskaffelser?
Vi har regler for offentlige anskaffelser for at alle skal kunne ha tillit til at offentlige penger blir brukt på en samfunnstjenlig måte. Reglene skal
sikre rettferdig konkurranse mellom leverandører til det offentlige
sørge for at staten får mest mulig igjen for pengene sine
hindre at noen får fordeler på grunn av familieforhold, vennskap eller liknende
Norge er dessuten internasjonalt forpliktet gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen til å følge bestemte framgangsmåter ved større offentlige anskaffelser.
Det er lett å forstå at dette er viktig, når vi vet at det offentlige årlig bruker over 750 milliarder kroner på kjøp av varer og tjenester, bygg og anlegg.
Fire hovedprinsipper
Reglene for offentlige anskaffelser er basert på fire hovedprinsipper:
Likebehandling
Alle leverandører skal få samme betingelser, krav og muligheter.
Forutsigbarhet
Alle deler av anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene, slik at det ikke dukker opp noen overraskelser etterpå.
Gjennomsiktighet
Gjennomsiktighet skal sikre at det er mulig å kontrollere at alle regler blir fulgt.
Konkurranse
Konkurranse skal sikre at statens penger og ressurser brukes mest mulig effektivt.
Reglene gjelder for alle typer anskaffelser av varer og tjenester over 100.000 kroner.
Når du arbeider som fagarbeider i det offentlige, kan du altså ikke bare bestille det du trenger av utstyr, programvare eller tjenester uten videre. Alle bestillinger må vanligvis gå gjennom en innkjøpsansvarlig som kjenner reglene for offentlige anskaffelser.
Skal bedriften din importere varer fra utlandet, må du undersøke om dere må betale toll. Toll er en skatt som legges på varer som transporteres over landegrenser. Det er stort sett alltid toll på klær, matvarer og næringsmidler. I tillegg kommer merverdiavgift og eventuelle særavgifter.
Skatteloven regulerer skatteplikten både for privatpersoner og bedrifter. I skatteloven står det at bedrifter skal skatte av "fordel vunnet ved virksomhet", det vil si inntektene fra virksomheten.
Alle norske bedrifter må betale forskuddsskatt til skatteoppkreveren i kommunen der de har hovedkontor.
Alle i Norge er medlem i folketrygden, et nasjonalt forsikringssystem som administreres av Nav. Her får vi økonomisk hjelp ved arbeidsledighet, svangerskap og fødsel, aleneomsorg for barn, sykdom og skade, uførhet, alderdom og dødsfall.
Folketrygden blir blant annet finansiert av trygdeavgift og arbeidsgiveravgift. Trygdeavgiften er en del av skatten vi betaler på lønnsinntekt. Arbeidsgiveravgiften er en avgift som bedrifter må betale inn til staten for sine ansatte. Bedriftene betaler en viss prosentsats av de ansattes lønn.
Ferieloven skal sikre at alle arbeidstakere får ferie og feriepenger. Feriepenger erstatter lønnen som faller bort når den ansatte har ferie.
Les mer om ferieloven
Feriedager
Alle arbeidstakere har rett til ferie etter ferieloven. Loven gir rett til minimum 25 virkedager ferie per år. Siden lørdag regnes som virkedag, tilsvarer dette 21 arbeidsdager for arbeidstakere som jobber mandag til fredag.
Mange bedrifter har tariffavtaler eller andre avtaler som gir 5 ukers ferie. Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret, har i tillegg rett til 6 virkedager ekstra ferie.
Arbeidstakere har rett til å ta minst 18 virkedager sammenhengende ferie i hovedferieperioden, som er fra 1. juni til 30. september.
Feriepenger
Feriepenger utbetales vanligvis i juni. Feriepengene beregnes ut fra arbeidstakers inntekt året før, det såkalte feriepengegrunnlaget.
For arbeidstakere med lovbestemt ferie på 21 arbeidsdager utgjør feriepengene 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget, eller 12,5 prosent dersom arbeidstakeren fyller 60 år i løpet av ferieåret. I bedrifter med avtale om fem ukers ferie utgjør feriepengene 12 prosent, eller 14,3 prosent for arbeidstakere over 60 år.
Feriepenger er skattepliktig inntekt, men det trekkes vanligvis ikke skatt i utbetalingsmåneden. I stedet trekkes skatten jevnt gjennom resten av året. På samme måte trekkes det redusert skatt i desember.
Bedrifter beregner feriepenger ved hver lønnsutbetaling. Feriepengene kostnadsføres i regnskapet og settes inn på "Konto for skyldige feriepenger".
Arbeidsmiljøloven inneholder regler og krav som skal sikre et godt og trygt arbeidsmiljø. Til loven hører også forskrifter og veiledninger med utfyllende og mer detaljerte regler.
Arbeidsmiljøloven er en såkalt minimumslov, det vil si at den setter nedre grenser for hvilken standard det skal være på arbeidsmiljøet. Samtidig krever den at man hele tiden skal jobbe for å forbedre arbeidsmiljøet. Loven fordeler også ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet og beskriver arbeidsmetoder som skal følges.
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) gjelder for all virksomhet som omfattes av bestemte lover som behandler ulike helse-, miljø- eller sikkerhetshensyn.
Du kan gå ut fra at den gjelder for bedriften du jobber i, så sant den produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Først og fremst er internkontroll arbeidsgiverens ansvar, men alle ansatte har både rettigheter og plikter i forbindelse med HMS-arbeidet.
