Møteinnkalling og møtereferat

Møteinnkalling

Møteinnkallinga skal sendes i god tid til alle deltakerne, vanligvis ei uke i forveien, slik at alle som blir innkalt får mulighet til å delta på møtet og til å sette seg inn i sakene. Når omfattende saker skal diskuteres, sender en ofte med sakspapirene.

I eksempelteksten under ser du hvordan du kan sette opp en møteinnkalling. Du kan bruke den som mal når du skal skrive din egen møteinnkalling.

• Møteinnkalling til elevrådsmøte, eksempeltekst(DOCX)

Oppsett og innhold

Innkallinga kan settes opp som et formelt brev, men ofte sendes innkallinger ut via e-post og kan være litt mindre formelle i oppsettet. Uansett må en innkalling alltid inneholde disse punktene:

1. Hva slags møte en innkaller til
2. Hvem som er innkalt
3. Hvem som innkaller til møtet
4. Hvor og når møtet skal være, og hvor lenge det skal vare
5. Hvilke saker som skal diskuteres

Møtereferat

I filmen under (lengde 7:06) får du forklart hva som skal være med i et møtereferat.

Et møtereferat er det skriftlige beviset på hva som er blitt sagt og bestemt på et møte. Hvis du er referent, noterer du stikkord under møtet, reinskriver notatene og sender det ut snarest mulig. Referatet må inneholde nok informasjon til at en som ikke har vært til stede, kan bruke referatet til å sette seg inn i saker og vedtak.

Eksempelteksten under viser hvordan du setter opp et møtereferat på riktig måte. Du kan se på den når du skal skrive eget møtereferat.

• Eksempeltekst møtereferat(DOCX)

Oppsett og innhold

Når du skriver referat fra et møte, må du være saklig og holde dine egne meninger og synspunkter utenfor. Følgende punkter må alltid være med:

1. Hva slags møte referatet handler om
2. Når og hvor møtet blei holdt
3. Hvem som var til stede på møtet
4. Hvilke saker som blei diskutert, og hvilke vedtak som blei fatta
5. Navnet på referenten

I tillegg til disse fem hovedpunktene kan det være med en del andre opplysninger etter behov, for eksempel ei liste over hvem som skal motta referatet, tid og sted for neste møte osv.