Periodiseringar

Ved månadsavslutning utfører du som rekneskapsmedarbeidar ein del faste rutinar. Mellom anna avstemmer du rekneskapen – det vil seie at du kontrollerer det du har ført i rekneskapen, opp mot noko som skal ha dei same opplysningane. Kontrollen kan vere ei bankutskrift eller ein leverandør- eller kunde-reskontro.

Bankavstemming

Når du utfører ei bankavstemming, samanliknar du utskrifta frå banken med det du har ført på den tilsvarande kontoen i rekneskapen. Dersom saldoen ikkje er lik, må du finne grunnen til dette avviket. Er noko ført feil, må du lage eit korreksjonsbilag og rette feilen i rekneskapen. Til slutt skal dei to saldoane vere like.

Det vil vere tryggjande at kontoen stemmer, sidan det normalt er svært mange føringar som går mot banken. Kontoen for bank blir derfor vanlegvis avstemd kvar månad.

Andre kontoar blir avstemde annankvar månad, til dømes kontoane knytte til meirverdiavgift og løn. Grunnen til dette er at skattar og avgifter blir betalt for to månader om gongen.

Når avstemminga er utført, må resultatrekneskapen bli kontrollert. Det er viktig at dette stemmer, slik at leiinga kan bedøme kva resultat bedrifta har hatt i perioden. Dessutan skal resultatrekneskapen samanliknast med budsjettet i ein budsjettkontroll, og då må vi vere sikre på at rekneskapen er korrekt.

Som rekneskapsmedarbeidar vil du vurdere om saldoane på alle inntektskontoane og kostnadskontoane ser riktige ut. Du vil sjå spesielt på kontoane for løn, renter, forsikring og husleige. Det er ofte nødvendig å gjere korreksjonar her. Det er fordi utbetalingstidspunktet ikkje nødvendigvis fell samtidig med når ei utgift skal førast som kostnad.

Vi kan til dømes ha fått ein faktura i januar på 30 000 kroner for husleige for tre månader. Dette kan omtalast som ei utgift eller utbetaling. Sjølve betalinga vil vanlegvis skje i januar, men kostnaden må delast opp i periodane han gjeld, altså januar, februar og mars. Kostnaden blir derfor 10 000 kroner i kvar av månadene.

Vi seier at kostnader er forbruk av ressursar. Vi har "nytta" lokale for 10 000 kroner i månaden. Viss det ikkje vart teke omsyn til denne periodiseringa då fakturaen blei ført, må vi gjere det i samband med månadsavslutninga.

I dømet under føreset vi at heile utgifta blei ført som éin kostnad, og at dette må korrigerast seinare. Vi vil då føre 20 000 kroner som ei forskotsbetaling (ein eigedel i rekneskapen).

Deretter vil vi overføre 10 000 kroner frå denne forskotskontoen til kostnadskontoen for husleige i februar og i mars. På den måten vil alle tre månadene ha den riktige kostnaden eller forbruket.

Vi gjer tilsvarande med andre kostnadskontoar der det er behov for periodisering.

Eit døme på periodisering av inntekt er sponsormidlar. Ein klubb får eit stort beløp frå ein sponsor, og avtalen gjeld for fem år. Då må sponsorbeløpet fordelast på fem år ved hjelp av ein konto for periodisering, som konto 3999 Periodisering.

Det finst fleire typar periodiseringar. Med behaldningsendring meiner vi endringa i verdien av varebehaldninga i løpet av eit rekneskapsår.

Ved endring i varebehaldninga må ein justere kontoane for varebehaldning og varekjøp. Det blir vanlegvis berre gjort éi oppteljing av varebehaldninga i året.

Når ei handelsbedrift går inn i eit nytt år, har ho ei behaldning av varer. Verdien blir rekna til inntakskost. La oss seie at behaldninga er 500 000 kroner. I løpet av året kjøper bedrifta varer for vidaresal for 3 000 000 kroner. Vareoppteljinga 31. desember viser ei behaldning på 600 000 kroner.

Først kan vi sjå på ein logisk måte å vise utrekningane på, som i tabellen under:

Vi kan då seie at 100 000 kroner av varekjøpet har gått til å auke behaldninga, mens varer til ein verdi av 2 900 000 kroner er leverte til kundane, og dette er då varekostnaden.

Føringane i rekneskapen blir då:

Mens varebehaldninga vanlegvis blir periodisert éin gong i året, har vi høve til å periodisere behaldninga av anleggsmidlane kvar månad.

Anleggsmidlar som bilar, inventar og datautstyr minkar i verdi ved bruk og alder. Dette verditapet må fangast opp i rekneskapen som ein kostnad.

Ein bil som er kjøpt inn til 480 000 kroner, har til dømes ei forventa levetid på 4 år. Då blir verdiminken berekna til 120 000 kroner i året eller 10 000 kroner i månaden.

Den første månaden vil rekneskapsføringa sjå slik ut:

Behaldninga av kundefordringar periodiserer ein vanlegvis berre ved årsavslutninga. Då bereknar ein det moglege framtidige tapet på dei fordringane bedrifta har ved nyttår.

Det er ikkje lovfesta å gjere periodiseringar kvar månad, men ved årsoppgjeret må det gjerast. Det er likevel nyttig å måle resultatet på både månads- og årsbasis.