Prosjektstyring og produksjonsplan

Arbeidet med ein medieproduksjon kan gjerne formast som eit prosjekt som skal leie til eit produkt eller eit resultat. Alle prosjekt bør ha ein ansvarleg prosjektleiar eller koordinator som samlar alle trådar, men kvar enkelt medlem i prosjektgruppa har ansvar for at resultatet blir bra.

Det er viktig å ha kontroll med framdrifta i eit prosjekt. Som prosjektleiar må du ha oversikt over kven som til kvar tid gjer kva, og over tidsfristar og milepælar. Det er òg naturleg at leiaren kallar inn til møte og tek ansvar for å følge opp kvar enkelt medlem i gruppa.

Ein produksjonsplan er ei oversikt over kven som skal gjere kva, og når det skal gjerast. Følgande er nyttige moment å ha med i ein produksjonsplan:

• Kva arbeidsoppgåver skal gjerast?
• Innan kva tidspunkt skal det gjerast?
• Kven skal gjere det?
• Kva er det konkrete resultatet av arbeidsoppgåva?

Kva roller det er naturleg å ha i kvar enkelt elevproduksjon, vil variere. Det kan vere nyttig å diskutere ansvarsdelinga og rollesamansetninga med læraren før de går i gang.

Aktuelle roller kan vere

• redigeringsansvarleg film, foto og/eller teknisk ansvarleg, kreativ leiar eller AD
• tekst- og/eller manusansvarleg
• produksjonsansvarleg
• marknadsansvarleg
• personalansvarleg
• økonomiansvarleg

Å lage og bruke produksjonsplanen

Det finst mange dataprogram laga for å halde styr på framdrifta i prosjekt. Men du kan lage gode planar og oversikter berre ved å bruke rekneark eller tekstdokument.

Ein produksjonsplan bør vere dynamisk. Det betyr at han heile tida kan endrast.

For å vareta eit godt samarbeid bør de møtast til faste tider for å gå gjennom og oppdatere planen. For at alle skal vere orienterte, bør planen vere tilgjengeleg for alle. Dette kan gjerast ved å bruke eit samskrivingsverktøy.

Døme

Jens, Lise og Erik skal lage ein reportasje til lokalavisa. Dei har oppretta eit dokument med ein tabell for å planlegge produksjonen. Det er sett ein frist for når oppgåva skal vere gjort, og dei bruker fargekodar for å beskrive dei ulike fasane i prosjektet. Til dømes: Grøn farge betyr gjennomført, gul betyr påbyrja, og raudt betyr at fristen har gått ut. Kvar person har sin eigen bokstav, slik at dei ser kven som har skrive kva.