Case – kontor

Ein del av kleda som blir produserte, er standardvarer, til dømes uniformer, verneklede, kjeledressar og servitør- og kokkeklede. Dersom kunden ønskjer det, kan desse plagga merkjast med logoar eller namnet på verksemda. Denne delen av arbeidet blir gjort av skreddarar ved hovudkontoret. Dei tek seg òg av reparasjonar ved behov.

Bedrifta produserer òg klede på bestilling. Då blir kleda designa i samarbeid med kunden, basert på deira behov og ønske. Det blir utarbeidd ein prototyp ved design- og skreddaravdelinga. Denne må godkjennast av kunden før han blir sett i produksjon i Kina. Ein produksjonsordre må vere på minimum 1 000 einingar av eit plagg.

Nedanfor skal du løyse arbeidsoppgåver internt i Plagg AS. God service internt i bedrifta vil ha positiv påverknad på kvaliteten på produkt og tenester overfor kundar og andre samarbeidspartnarar. I tillegg har det mykje å seie for det psykososiale arbeidsmiljøet.

Oppgåve 1

Ut frå bedriftsinformasjonen ovanfor skal du utarbeide eit organisasjonskart for bedrifta.

Bruk gjerne eit av verktøya som blir presenterte i fagartikkelen "Korleis utarbeide eit organisasjonskart?" for å teikne organisasjonskartet.

Oppgåve 2

Økonomiavdelinga treng å få innreidd eit nytt kontor. Personalavdelinga, der du jobbar, får i oppgåve å planleggje innkjøp og tilrettelegging. Teikninga ovanfor illustrerer kontoret som skal innreiast.

Oppgåve 3

Lag ei tilsvarande teikning som ovanfor, og teikn inn korleis kontoret bør innreiast for éin person. Ta omsyn til eit godt fysisk arbeidsmiljø (lys, støy, luft) og god ergonomi (sjå dei aktuelle nettadressene ovanfor). Kontoret er 4 x 3 meter, det vil seie 12 $m^2$.

Oppgåve 4

Lag eit forslag til innkjøp av møblar og utstyr. Du må òg finne prisar og leverandørar ved å søkje på internett.

Lag ei oppstilling i eit rekneark over

• møblar
• kontorutstyr
• leverandørar
• prisar og total kostnad

Oppgåve 5

Vurder korleis ein godt tilrettelagd kontorarbeidsplass kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.

IKT-avdelinga skal halde kurs i det nye CRM-systemet til bedrifta, og det er administrasjonsavdelinga som står for gjennomføringa av arrangementet. Alle tilsette på sals- og marknadsføringsavdelinga må gjennomføre kurset.

Kurset går over tre dagar, 3.– 5. mai. Det er 16 tilsette som skal delta, inkludert 8 tilsette frå dei andre nordiske landa. Kurset vil vare frå kl. 12.00 til kl. 16.00 den første dagen, frå kl. 09.00 til kl. 16.00 den andre dagen, og frå kl. 09.00 til kl. 12.00 den tredje dagen. Deltakarane vil få servert mat frå bedriftskantina, og du må finne overnattingsstad til dei tilreisande, totalt 8 personar.

Oppgåve 6

Lag ein invitasjon til dei fem sals- og marknadsføringsavdelingane (vi føreset at alle meistrar norsk). Invitasjonen skal innehalde eit program for dei tre kursdagane med alle opplysingar deltakarane vil ha behov for. Du må bestemme pausetidspunkt, presentere menyen og tilby eit sosialt arrangement om ettermiddagen/kvelden dei to første dagane.

Oppgåve 7

Lag ei hugseliste over alt du må gjere

• før arrangementet
• under arrangementet
• etter arrangementet

Oppgåve 8

Vurder korleis eit godt tilrettelagt arrangement, god opplæring og sosiale aktivitetar med kollegaer kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.

Det har blitt oppdaga at personar som har besøkt bedrifta, ikkje har forlate bygningen når besøket er over. Resepsjonen meiner dei må få betre kontroll på kven som slepp inn i bygningen, og når dei forlèt han. Dei meiner det er viktig at vi til kvar tid veit kven som er i bygningen.

Oppgåve 9

Gjennomfør ei risikovurdering, og føreslå tiltak for å førebyggje uønskte hendingar.

Oppgåve 10

Vurder korleis god inngangskontroll kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.

All firmapost som blir motteken via post eller e-post, blir journalført og sortert i resepsjonen. Dei har òg ansvaret for arkivet. Utgåande brev blir òg journalførte, og det blir arkivert ein digital kopi. Bedrifta har likevel ikkje noko system for å registrere e-post som blir send direkte til og frå kvar enkelt tilsett. Dette skaper problem med å finne igjen dokument. Når ein tilsett sluttar i bedrifta, blir e-postkontoen til vedkomande sletta utan at nokon kontrollerer om han inneheld dokument ein bør ta vare på.

Oppgåve 11

Skriv eit notat til leiinga ved administrasjonssjef Lasse Blom, og gjer greie for problemet. Føreslå kva som bør gjerast, og kvifor. Forklar korleis mangel på eit oversiktleg arkiv kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.

Plagg AS bruker fleire ulike digitale medium til informasjon og marknadsføring, men har innsett at dei treng ein gjennomgang av bruken. Dei treng òg klare instruksar for kven som skal ha ansvar for å halde ved like og følgje opp dei ulike media.

Plagg AS har ei nettside som IKT-avdelinga held ved like. Bedrifta har likevel fått tilbakemelding frå kundar om at sida ikkje er så bra. Ho inneheld ofte utdaterte eller feil opplysingar. Dersom kundar vil ta kontakt med bedrifta, kan dei sende e-post via nettsida.

Bedrifta har ei Facebook-side som ingen har ansvar for. Åtte personar har tilgang til å publisere innlegg, og sida inneheld ei blanding av informasjon til tilsette, kundar og leverandørar.

Ei av dei tilsette på design- og skreddaravdelinga har laga ein blogg. Her legg ho ut bilete av produkt og produktdetaljar og dessutan morosame historier frå design- og saumprosessen. Bloggen er svært godt likt av dei som følgjer han, men det er det berre 25–30 personar som gjer.

Leiinga har bestemt at du skal leie ei prosjektgruppe som skal sjå på korleis bedrifta skal bruke digitale medium i framtida.

Oppgåve 12

Lag eit grunngitt forslag til kva avdelingar som bør vere med i ei slik prosjektgruppe.

Oppgåve 13

Lag ein disposisjon for første møte i prosjektgruppa. Kva ting bør de ta stilling til? Tenk over kva du vil føreslå, men hugs å lytte til dei andre òg.

Oppgåve 14

Vurder korleis bruken av digitale medium kan påverke kvaliteten og servicenivået i bedrifta.

Dagleg leiar i bedrifta, Mina Haukås, har fått ein førespurnad frå ein journalist. Journalisten ønskjer eit intervju om produksjonen ved fabrikken i Kina i samband med ein artikkelserie om lønsemd, etikk og berekraft.

Oppgåve 15

Gi Mina innspel til kva spørsmål ho kan forvente.

Oppgåve 16

Vurder korleis berekraftig produksjon kan påverke omdømet til bedrifta i positiv retning.

Oppgåve 17

Vurder korleis kvaliteten, servicenivået og lønsemda blir påverka av om produksjonen skjer i Kina eller i Norden.