Lytt til kunden
Når du har kontakt med kunden på telefon, kan du ikkje lese kroppsspråket til kunden. Derfor er det ekstra viktig å lytte. La kunden snakke ut, ikkje avbryt – då vil de berre snakke i munnen på kvarandre. Still spørsmål dersom du er usikker på kva kunden spør om.
Ver tydeleg og høfleg
Det er viktig at du har skjønt spørsmålet, og at du så prøver å svare så tydeleg og høfleg du kan. Ikkje lov noko på telefonen som du er usikker på. Be heller om å få ringje tilbake. Mange bedrifter tek opp samtalen (med godkjenning frå kunden), og leiinga kan dermed vurdere arbeidet ditt i etterkant. Du kan heller ikkje sjå bort frå at kunden sjølv tek opp samtalen, spesielt dersom det gjeld ei klagesak.
Når du ringjer
Når du skal ringje til nokon i jobbsamanheng, er det vanleg å presentere deg med eit hei, ditt fulle namn og namnet på bedrifta du ringjer frå. Då vil personen i andre enden gjerne svare med eit hei, og du kan fortelje kva det gjeld.
Når du svarer
Dersom det er du som får telefonen, pass på at du svarer høfleg når nokon ringjer. Svar gjerne: «Hei, kva kan eg hjelpe deg med?» Dersom du ikkje er rette vedkomande å snakke med, så forsøk å hjelpe med å finne riktig person. Hugs at når du svarer i telefonen, er det du som er bedriftas «ansikt». Ein del av jobben din er å alltid yte god service og å gi eit godt inntrykk av bedrifta du jobbar i.
Bruk av headset
Dersom du bruker headset, er det viktig at lyden er god, og at mikrofonen ikkje er for nær munnen. Det er ikkje særleg behageleg for dei som lyttar, om lyden blir hol eller for skarp, eller om dei høyrer pustelydar.