Tilbod og anbod
Først må du finne ut kva behov verksemda har. Det beste produktet kan vere unødvendig dyrt i forhold til behovet for verksemda. Det er derfor viktig å greie ut kva kvalitetar som trengst, service, leveringstid og så vidare.
Etter at du har gjort ei behovsavklaring, må du skrive ein kravspesifikasjon, det vil seie ei skildring av kva verksemda ønskjer å kjøpe. Her må til dømes mengde, kvalitet, service og leveringstid stå beskrivne.
Kva reglar du må følgje ved innkjøp, er avhengig av om du jobbar for ei privat eller for ei offentleg verksemd. I det offentlege må du følgje reglar for offentlege anskaffingar, altså anskaffingslova.
Dersom du på vegner av ei verksemd skal kjøpe ei større mengde varer eller tenester, kan du velje mellom tre framgangsmåtar:
- Du kan gå til direkte anskaffing, òg kalla direkte kjøp, av varene eller tenestene. Det vil seie at du vender deg direkte til éin leverandør som du kjøper ifrå.
For offentlege verksemder er denne moglegheita avgrensa for innkjøp over 100 000 eksklusiv meirverdiavgift, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg har mange verksemder interne retningslinjer som avgrensar moglegheita for direkte kjøp òg for mindre beløp. - Du kan vende deg til fleire leverandørar og forhandle om pris, tal, leveringsvilkår, service/oppfølging og så vidare. Kanskje du kan presse prisen litt med ein slik framgangsmåte, eller du kan få kortare leveringstid, betre garantiar, betre kompetanse på tilbydde konsulentar eller liknande.
For offentlege verksemder vil storleiken på beløpet avgjere om det er mogleg å velje ein slik framgangsmåte. - Du kan leggje ut innkjøpet eller oppdraget som ein anbodskonkurranse mellom fleire leverandørar. Denne framgangsmåten er mest vanleg for offentlege verksemder og blir då kalla å kunngjere ei offentleg anskaffing.
I ein anbodskonkurranse forhandlar de ikkje om pris eller andre detaljar. Du får anbod frå ulike leverandørar og vel leverandør ut ifrå kor gunstig anbodet er. Pristilboda dei enkelte leverandørane kjem med, blir kalla for anbod.
Både tilbod og anbod er eit overslag frå ein leverandør over kva dei skal levere til kva pris. Forskjellen på tilbod og anbod er moglegheita for å forhandle i etterkant, og det er derfor mest relevant for offentlege verksemder.
Får du eit tilbod, kan du i etterkant forhandle vidare om både pris og kva leverandøren skal levere. Ved eit anbod, jamfør punkt 3, kan du ikkje forhandle vidare. Du må akseptere anbodet slik det er eller velje eit anbod frå ein annan leverandør.