HMS-system og avvikshandtering
Korleis lage eit HMS-system?
Alle verksemder skal ha eit internkontrollsystem for å følge opp HMS-arbeidet. Dette er arbeidsgivar sitt ansvar. Det er viktig at prosessen skjer i samarbeid med arbeidstakarane.
Desse krava er dei viktigaste for arbeidet med eit HMS-system:
- Set mål for arbeidet med HMS. Alle skal vite korleis verksemda er organisert, og kven som har ansvaret for å følge opp HMS-spørsmål.
- Skaff oversikt over kva for lover og forskrifter som er aktuelle. Kva det er, vil avhenge av kva slags arbeid som blir utført, og kor risikofylt det er. Svartenesta hos Arbeidstilsynet og andre kan hjelpe til.
- Skaff oversikt over kva for sikkerheitsrutinar som allereie finst i verksemda. Det kan vere rutinar for opplæring, brannøvingar, bruk av verneutstyr og så vidare. Desse kan inngå i internkontrollsystemet.
Kartlegg verksemda med tanke på risiko. Ein enkel risikoanalyse kan bestå i å stille tre enkle spørsmål: Kva kan gå gale? Kva kan vi gjere for å forhindre det? Korleis kan vi fjerne eller redusere konsekvensane om det likevel skulle skje?
- Kva slags risiko det er snakk om, vil variere frå verksemd til verksemd. Det kan dreie seg om belastningslidingar, støy, konfliktar, kjemikal, farlege maskiner og så vidare. Kartlegginga gir ei oversikt over kva som bør forbetrast.
Lag ein handlingsplan på bakgrunn av kartlegginga. Planen skal vise kva som skal gjerast, kven som skal gjere det, og når det skal vere gjort. Rutinane må vere skriftlege.
Set i verk rutinar for å avdekke og rette opp brot på HMS-lovgiving.
I tillegg til den jamlege oppfølginga med kartleggingar og tiltak må verksemda òg gå gjennom sjølve systemet som er bygd opp, og vurdere om det har fungert i praksis eller bør endrast. Dette bør gjerast minst éin gong i året.
Tilsyn
Arbeidstilsynet jobbar for at verksemda skal arbeide systematisk og førebyggande med eige arbeidsmiljø. Det blir gjennomført både korte og lengre tilsyn med ulike tema, og kontroll av HMS-systemet for verksemda er sentralt under tilsynet.
Internkontrollforskrifta § 5
Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå.
Avvikshandtering
I samsvar med internkontrollforskrifta skal alle verksemder ha rutinar for å avdekke, rette opp og førebygge avvik frå helse-, miljø- og sikkerheitslovgivinga. Det er viktig at du lærer deg kva som er eit avvik, og i kva for tilfelle du skal skrive ei avviksmelding. Det er verksemda sitt ansvar å handtere avvik som er registrerte. Alle skal ha gode rutinar på dette, og god opplæring av eigne tilsette, vikarar og lærlingar.
Uønskte hendingar
Avvik er uønskte hendingar eller manglande oppfylling av krav. Desse krava er beskrivne i forskrifter.
Det kan vere
- ein rutine som ikkje er følgd
- manglande sikkerheitsutstyr
- mangelfull informasjon
- synlege eller openberre feil og manglar