Formelle møte i arbeidslivet

Formelle og uformelle møte

Vi har mange uformelle møte i arbeidslivet, frå arbeidsmøte der vi samarbeider om å løyse oppgåver, avdelingsmøte der vi diskuterer løpande saker kvar veke, til enkle informasjonsmøte. I desse meir uformelle møta gjeld det å følge retningslinjer for god kommunikasjon på jobb generelt. Du kan lese om det i fagartikkelen om munnleg kommunikasjon som du finn lenke til nedst i denne artikkelen.

Men vi har òg formelle møte, og der bruker vi dei fleste formelle køyrereglane for gjennomføringa. Døme på formelle møte i arbeidslivet er styremøte og fagforeiningsmøte.

Førebuingar og gjennomføring av eit formelt møte

Hensikta med formelle møte er vanlegvis å få løyst eit problem eller ta viktige avgjerder. Dessutan er tida som er avsett til diskusjonar, ofte avgrensa. Derfor er det viktig å kjenne til reglar og rutinar for møte av denne typen, for å bruke tida mest mogleg effektivt og konstruktivt.

Fordel rollene

Det er fleire roller som skal fyllast i eit møte, og for alle gjeld det å førebu seg godt. Rolla som møteleiar er nok den mest arbeidskrevjande, men også referenten, møtedeltakarane og eventuelle innleiarar har viktige roller om møtet skal bli vellykka.

Det kan vere lurt å fordele oppgåvene før møtedagen. Kven skal leie møtet? Skal nokon innleie til debatt? Kven skal vere referent? I arbeidslivet er det vanleg at den som har ansvaret for å leie arbeidet, også leier møtet.

Send innkalling

Den som innkallar til møtet, bør òg lage ei saksliste og sende denne ut saman med ei innkalling til møtet. Viss det er noko informasjon som høyrer til sakene, skal han òg leggast ved her. Då har deltakarane moglegheit til å førebu seg.

Slik startar møtet

Møteleiar opnar med å be om å få godkjend innkalling og sakliste. Dersom nokon har innvendingar eller ønsker å endre rekkefølga på punkta på sakslista, må dei seie frå no. Deltakarane må òg melde no viss dei har saker som dei vil ta opp under "Eventuelt" (det siste punktet på saklista). Når både innkalling og sakliste er godkjende, blir dette notert i referatet, saman med eventuelle endringar.

Behandling av sakene

Så er møtet i gong, og sakene blir behandla i den vedtekne rekkefølga. Det første eigentlege punktet på saklista er godkjenning av referatet frå førre møte.

Det er vanleg med ei kort orientering eller innleiing til kvar enkelt sak. Møteleiaren kan orientere sjølv, eller hen kan overlate denne oppgåva til ein annan.

Dersom det òg skal haldast avstemming i ei sak, er det viktig å telje opp kor mange som stemmer for forslaget, kor mange som stemmer imot, og kor mange som held seg frå å stemme.

Det kan ikkje fattast vedtak i saker som kjem opp under "Eventuelt". Denne regelen skal hindre at det blir teke avgjerder i viktige saker utan at alle får moglegheit til å førebu seg.

Slik avsluttar du møtet

Det er vanleg at møteleiaren avsluttar møtet med ei kort oppsummering av det som har blitt diskutert og vedteke. I tillegg er det vanleg å avtale tid og stad for neste møte. Til slutt takkar møteleiaren alle deltakarane for frammøtet.