Oppbevaring av personopplysingar

Arbeidskontrakt, opplæringsdokument, interne rutinar-dokument og teiepliktkontrakt er alle døme på dokument som skal signerast av deg som arbeidstakar. Du må òg gi opp personnummeret og kontonummeret ditt. Dette er alt saman sensitiv og fortruleg informasjon. Det er derfor viktig at du som arbeidstakar er trygg på at personopplysingar om deg blir handtert på ein forsvarleg måte.

Som hovudregel gjeld det at personopplysingar berre kan innhentast og oppbevarast dersom ein har løyve frå personen som har gitt opplysingane.

Sjølve oppbevaringa av personinformasjon skal skje på ein trygg måte, slik at berre dei som har bruk for denne typen informasjon, har tilgang. Den daglege leiaren i bedrifta har ansvaret for gode rutinar for behandling av personalopplysingar og for bruken av personalregisteret i bedrifta.

I skulen blir det nytta omgrep som elevarkiv, elevmappe og elektronisk lagra elevmappe.

• Med elevarkiv er meint dokument som inneheld informasjon om den enkelte eleven på skulen. Informasjonen er lagra i papirbaserte mapper.
• Med elevmapper er meint fysiske mapper på den enkelte eleven i elevarkivet.
• Med elektronisk lagra elevmappe er meint ei elevsak oppretta i eit felles saks- og arkivsystem. Alle skular er pålagde å nytte dette saks- og arkivsystemet til journalføring og administrativ saksbehandling.

Det er eit overordna prinsipp at all informasjon om ein elev berre skal arkiverast éin stad: i elevmappa. Dessutan skal kvar skule berre opprette éi elevmappe per elev. For kvar fysiske elevmappe som blir oppretta i elevarkivet, skal det opprettast ei tilsvarande sak i saks- og arkivsystemet.

I barnehager har ein ein årleg gjennomgang av barnemappene for å sikre at personopplysingane knytte til barna er korrekte og oppdaterte. Når barnet sluttar i barnehagen, blir all informasjon sletta. Ved overgang til skulen skal foreldra vite kva informasjon som følgjer barnet.

I nokre situasjonar kan barnehagen velje å oppbevare informasjon etter at barnet har slutta. Det er i saker der barnehagen har behov for å dokumentere korleis dei har handtert ei konkret sak knytt til eit barn, til dømes ei barnevernssak. I slike tilfelle kan dei arkivere personopplysingane i ein tidsavgrensa periode.

Når det gjeld kva slags dokumentasjon som skal journalførast, blir det stilt to krav:

• Dokumenta skal vere gjenstand for saksbehandling.
• Dokumenta må ha verdi som dokumentasjon.

Paragraf 4-9 i arkivforskrifta, tredje ledd, presiserer at eit slikt arkiv skal vere svært godt sikra mot innbrot, og at det skal vere klare retningslinjer for kva for personar som skal ha tilgang. Det er òg klare avgrensingar for å sende informasjon elektronisk (e-post) eller over telenettet (telefaks). Det er for å gjere det så vanskeleg som råd for uvedkommande å få tilgang til sensitiv og privat informasjon.