Skriftleg kommunikasjon – ekstern

Mykje av kommunikasjonen med eksterne grupper på jobb skjer skriftleg. Du må kanskje skrive brev til pårørande, e-post til leverandørar, nyheitsbrev til kundar eller blogginnlegg på nettsidene til organisasjonen. Her skal vi sjå på nokre tips du kan bruke for å nå fram med bodskapen din på best mogleg måte.

Du representerer bedrifta di

Når du har skriftleg kontakt med ein kunde eller leverandør, er du ein representant for bedrifta di. Det du skriv vil vere med på å gi eit positivt eller negativt inntrykk av heile bedrifta. Derfor er det viktig å halde ein vennleg, profesjonell og truverdig tone. Det kan du få til på mange måtar.

Vennlegheit mellom linjene

For det første bør du tenkje på korleis du ser for deg mottakaren for å hindre at negative haldningar til mottakar blir liggande mellom linjene. Tenk om ein lærar skreiv ein beskjed til klassen som byrja med: "De kjem sikkert ikkje til å lese dette, men her er ein viktig beskjed om..."

Les gjerne gjennom det du har skrive, og tenk på korleis det kan bli oppfatta av målgruppa når dei les det. Be òg gjerne nokon andre om å lese gjennom det du har skrive. Dei kan fange opp signal du ikkje ser så godt sjølv.

Gir teksten eit truverdig inntrykk?

Viss avsendaren av ein bodskap ikkje verkar truverdig, vil ikkje bodskapen nå fram. God rettskriving og teiknsetjing, ryddig oppsett og fin layout er noko som gir eit meir profesjonelt uttrykk. Ein handskribla lapp med kaffiflekkar på vil verke mindre seriøst og påliteleg enn eit oppslag skrive på PC.

Unngå slurv, rot og upassande språk. Om du veit at du slit med rettskriving, er det ikkje noko å skamme seg over. Det kan likevel vere lurt å be nokon andre om å lese igjennom det du har skrive før du sender det av garde.

Kven skal lese teksten?

Før du skriv ein tekst i ein jobbsamanheng, er det lurt å tenkje på kven som skal lese teksten. Du bør ta omsyn til dei når du skriv og tenkje over kva føresetnader dei har for å få med seg innhaldet i teksten.

Skal du skrive for brukarar eller kundar, må du skrive slik at det er mogleg å forstå innhaldet utan å ha fagkunnskapen din.

Skriv kort og kom raskt til saka

Er dei du skriv for motivert til å lese teksten? Viss svaret er ja, kan du skrive litt lengre tekstar enn om svaret er nei. Då må du skrive så kortfatta som mogleg, og komme til saka raskt. Uansett er det lurt å skrive det viktigaste først, slik at du er sikker på at alle får med seg dette, sjølv om dei ikkje les heile teksten.

Overskrifter og mellomtitlar bør vise kva avsnitta handlar om, slik at lesaren kan få med seg hovudinnhaldet ved å berre lese desse.

Å skrive på digitale plattformer

Mykje av den skriftlege kontakten med kunden, brukarar og andre eksterne, skjer via e-post, på organisasjonen sine sider på nettet eller på sosiale medium. Når du skriv på slike plattformer, er det nokre faktorar du må vere klar over.

Fang merksemda

På nettet og på sosiale medium konkurrerer du om merksemda til mottakaren med svært mange andre bodskapar. Derfor blir det ekstra viktig at overskrifta freistar til lesing, og at ho gir ein klar peikepinn på kva teksten handlar om. Pass òg på at det viktigaste står først i overskrifta eller emnefeltet.

Mindre formelt på sosiale medium

Sosiale medium er ei plattform der vi blandar jobb, privatliv og fritidsinteresser. Måten vi kommuniserer der liknar ein del på munnleg kommunikasjon, med raske tilbakemeldingar og svar. Derfor kan du vere litt mindre formell når du skriv til kundar på til dømes på Facebook, men du må framleis vere i rolla di som tilsett og unngå å vere privat.

Det du skriv blir liggande ute

Til slutt må du òg hugse at mykje av det du skriv på nettet er søkbart. Det kan òg bli liggande der for alltid og komme opp når nokon googler deg, bedrifta eller organisasjonen du jobbar for. Då blir det ein del av inntrykket folk får av deg og bedrifta di.