Kommunikasjon med oppdragsgivar
Bli litt kjende og gå gjennom oppdraget. Pass på at de begge har same forståing av oppdraget, kva du skal løyse, og korleis du skal gjere det. Det er ikkje sikkert at oppdragsgivar veit kva som er mogleg. Det kan òg hende at du ikkje fullt ut har kompetansen som trengst for å løyse oppdraget. Avklar forventningar og rammer før de lagar ein avtale. Ikkje lov meir enn du kan få til.
Den første kontakten kan vere ein telefonsamtale, ein e-post eller eit møte. Om du bestemmer deg for å ta oppdraget, kan det vere lurt med eit møte der de går gjennom detaljane i oppdraget og skriv avtale.
Før produksjonen bør du lage ein skriftleg avtale med oppdragsgivar om
kva oppdraget går ut på
fristar
kva som skal leverast, når det skal leverast, og korleis det skal leverast
det skal vere betaling, og korleis det skal gjerast (honorar, timeløn eller gjennom ungdomsbedrift)
korleis de skal kommunisere undervegs
kreditering
Gjennom oppdraget vil det vere behov for noko kommunikasjon mellom dykk. Nokre gonger kan det vere behov for mykje kontakt gjennom produksjonen. Andre oppdrag er korte og tydelege, då kan det halde å sende over ferdig produkt.
Når du skal gjere oppdrag for nokon, må du vere seriøs og høfleg i kommunikasjonen, halde fristane og følgje opp oppgåvene dine.
Nedanfor kan du lese om munnleg og skriftleg kommunikasjon og finne måtar du kan dele produkt med oppdragsgivar på.
Førsteinntrykket er viktig. Gi eit fast handtrykk og hald augekontakt med oppdragsgivaren. Ver positiv. Hugs: Vi kommuniserer på fleire vis enn gjennom det som blir sagt. Mimikk, stemmebruk, intensitet og kroppsspråk er med på å seie noko om humør og innstilling og i kva grad de forstår kvarandre.
Munnleg kommunikasjon er lurt i starten, slik at du og oppdragsgivar kan møtast og bli litt kjende. De kan avklare oppdraget og forventningar, få ei felles forståing av kva oppdraget er, og kva som er mogleg.
Når kommunikasjonen er etablert og du er i gang med arbeidet, kan det halde med skriftleg kommunikasjon.
I nokre tilfelle kan det vere lurt med munnleg kommunikasjon undervegs i produksjonen:
dersom det er mykje som skal gjennomgåast og visast fram
dersom det er mange spørsmål og uklarleikar, eller
dersom det er meiningsskilnader
I sistnemnde tilfelle kan det vere greitt å ha med ein lærar eller kollega/medelev som støtte.
Ein fordel med skriftleg kommunikasjon er at han kan lesast i ettertid av begge partar. Du og oppdragsgivar kan sjekke kva som er avtalt, og når fristane er. Informasjonen forsvinn ikkje. Døme på skriftleg kommunikasjon mellom deg og oppdragsgivar er e-post eller chat der oppdraget ditt og avtalane de inngår er skildra.
Ting kan misforståast og verke meir negativt når du les ei skriftleg tilbakemelding samanlikna med å få tilbakemelding i ein munnleg samtale. Skal du kommunisere noko negativt, start gjerne med noko positivt først.
Bruk klart språk
Når du kommuniserer skriftleg med oppdragsgivar eller lagar medieprodukt med skrift, er det lurt å ha eit så klart språk som mogleg.
Eit klart og tydeleg språk minskar risikoen for misforståingar. Les over før du sender noko frå deg Er det tydeleg kva du skal kommunisere? Har språket skrivefeil? Har du med nødvendig informasjon?
Språkrådet har laga ei eiga nettside som har fått namnet Klarspråk (språkrådet.no). Her finn du mange gode råd og tips for ulike skriftlege kommunikasjonssituasjonar.
Undervegs i prosessen er det lurt å sende over skisser og utkast, slik at oppdragsgivar kan sjå over og gi tilbakemelding. Små enkle filer kan sendast på e-post, men større og meir komplekse produksjonar kan delast via skydelingstenester som Google Drive og Dropbox.
Skal du dele nettsider under utvikling, kan du leggje inn passordvern, slik at det ikkje ligg ope for alle på nett. Større produksjonar, som ein film, kan det vere nødvendig å levere med USB-penn eller harddisk. Trykksaker blir leverte ferdig trykte eller som trykkjeklare filer dersom det er avtalt.
Gi filene seriøse namn. Blir det mange versjonar, kan du bruke tal til slutt, slik at versjonane kan skiljast. Vis til filnamna når du snakkar om filer. Dersom det er mange ulike produkt, er det lurt å lage ein ryddig og god mappestruktur i ei delt mappe.
Når du reknar deg som ferdig med oppdraget, sender du over fila/produktet med rett filformat til oppdragsgivar. Sjølv om du tenkjer at oppdraget er løyst, kan det hende at du må gjere nokre endringar og justeringar.
Språkrådet (2021). Klarspråk. Henta 22. oktober 2021 frå https://www.sprakradet.no/klarsprak/