Skriftleg kommunikasjon – intern

Når du skriv noko ned, er det mykje lettare å komme tilbake til det enn når du berre har sagt det. Derfor er det mange typar situasjonar der det er viktig å bruke skriftleg kommunikasjon internt på jobb.

I møte er det viktig å skrive referat som viser kva de vart samde om og kven som skal gjere kva oppgåver. I saker der du er pålagt å dokumentere arbeidet ditt, er det òg viktig at du gjer dette skriftleg. Då kan du vise til dokumentet i ettertid.

Før du skriv ein tekst i ein jobbsamanheng, er det lurt å tenkje på kven teksten skal lesast av. Du bør ta omsyn til dei når du skriv og tenkje over kva slags føresetnader dei har for å få med seg innhaldet i teksten.

Kva slags forkunnskapar har mottakar?

Når det er kollegaer som er målgruppa for teksten din, kan du bruke fagspråk og ha med innhald som føreset at dei har den same fagkunnskapen som du har. Fagspråket kan gjere at innhaldet er lettare å forstå for denne gruppa, sidan fagord ofte er meir spesifikke og presise enn ord i kvardagsspråket.

Viss du tenkjer at kollegaer utan same fagbakgrunn som deg skal lese teksten, bør du skrive slik at det er mogleg å forstå innhaldet utan å ha fagkunnskapen din. Forklar vanskelege ord og uttrykk viss du må bruke desse.

Er mottakar motivert til å lese teksten?

Viss svaret er ja, kan du skrive litt lengre tekstar enn om svaret er nei. Då må du skrive så kortfatta som mogleg og komme til saka raskt. Uansett er det lurt å skrive det viktigaste først, slik du er sikker på at alle får med seg dette, sjølv om dei ikkje les heile teksten.

Overskrifter og bilete gjer innhaldet lettare å oppfatte

Bruk overskrifter som beskriv innhaldet i teksten på ein enkel måte. Dette er òg lurt å tenkje på når du skriv e-post eller kommuniserer skriftleg på andre elektroniske plattformer. Bruk emnefeltet i e-posten til å få fram kva meldinga handlar om.

Mellomtitlar i lengre tekstar kan gjere det lettare for lesaren å hente ut informasjonen du vil formidle.

Bilete kan òg vere med på å gjere bodskapen din klarare. Viss du til dømes skal beskrive ein prosedyre for korleis ei bestemd oppgåve skal utførast, kan bilde vere oppklarande. Det ser du tydeleg i denne saka frå NRK om handvask:

NRK: Slik vaskar du hendene riktig.

Avsnitt gjer det lettare å lese lengre tekstar

Viss du skal skrive lengre tekstar i ein jobbsamanheng, som til dømes rapportar, er det viktig å bruke avsnitt. Som ein regel kan du lage eitt avsnitt for kvart hovudpoeng eller tema. Det er mykje lettare å hente ut informasjon når kvart poeng har eit eige avsnitt.

Ryddige avsnitt får du òg viss du innleier avsnittet med ei såkalla temasetning. Resten av avsnittet får då utdjupe eller forklare denne temasetninga. Dette gjer du ved å komme med utfyllande informasjon, forklaringar eller døme. Avsnitta i denne teksten er til dømes bygde opp på denne måten.

Støy i skriftbiletet

Skrifttypen du vel påverkar også lesbarheita i ein tekst. Kor mange forskjellige typar og storleiker pleier du å ha i dine dokument?

Når mange skriftblandingar skaper støy, handlar det om at det blir for mange kontrastar. Ein skrifttype har ein form som er nøye desiga av ein designar. Det er inga sjølvfølge at forma til ein skrifttype passar med ein annan skrifttype. Skal du blande skrifttypar, må du altså vurdere dette nøye.

Viss det er mange detaljar på ei skrift, bør ho ikkje blandast med ei anna detaljert skrift. Då kan det bli for mange detaljar å halde seg til, som kan føre både til visuell støy, til at det blir vanskeleg å lese, og dermed til støy i formidlinga av bodskapen.

Underskrift er viktig

I mange yrkesrelaterte tekstar er det viktig å vite kven som er avsendaren. Døme på slike tekstar er skaderapportar og jobbsøknader. Hugs derfor alltid på å skrive under med namnet ditt, og tittelen din, der det er relevant.

Kan du skrive deg til eit betre arbeidsmiljø?

Som tilsett i ei bedrift kan òg du bidra til å styrkje samhaldet i bedrifta ved å tenkje over korleis du kommuniserer internt med kollegaer. Dette gjer du ved å vere klar over å ha ein positiv og profesjonell tone når du skriv dokument som er meint at kollegaer skal lese.