Møteinnkalling og møtereferat

Møteinnkalling

Møteinnkallinga skal sendast i god tid, vanlegvis ei veke i førevegen, slik at alle som blir innkalla kan delta og får høve til å setje seg inn i sakene. Når ein skal diskutere omfattande saker, sender ein ofte med sakspapira.

I dømeteksten under ser du korleis du kan setje opp ei møteinnkalling. Du kan bruke han som mal når du skal skrive di eiga møteinnkalling.

• Møteinnkalling til elevrådsmøte, dømetekst(DOCX)

Oppsett og innhald

Innkallinga kan setjast opp som eit formelt brev, men ofte blir innkallingar sende med e-post og kan vere mindre formelle i oppsettet. Uansett må ei innkalling alltid innehalde desse punkta:

• Kva slags møte ein innkallar til
• Kven som er innkalla
• Kven som innkallar til møtet
• Kor og når møtet skal vere, og kor lenge det skal vare
• Kva for saker ein skal diskutere

Møtereferat

I filmen under (lengde 7:06) får du forklart kva som skal vere med i eit møtereferat.

Eit møtereferat er det skriftlege beviset på kva som blir sagt og bestemt på eit møte. Dersom du er referent, noterer du stikkord under møtet, reinskriv notata og sender det ut snarast mogleg. Referatet må innehalde nok informasjon til at ein som ikkje har vore til stades, kan bruke det til å setje seg inn i sakene og vedtaka.

Dømeteksten under viser korleis du set opp eit møtereferat på rett måte. Du kan sjå på han når du skal skrive eige møtereferat.

• Dømetekst møtereferat(DOCX)

Oppsett og innhald

Når du skriv referat frå eit møte, må du vere sakleg og halde dine eigne meiningar utanfor. Desse punkta må alltid vere med:

1. Kva slags møte referatet handlar om
2. Når og kor møtet blei halde
3. Kven som var til stades på møtet
4. Kva for saker som blei diskuterte, og kva for vedtak som blei fatta
5. Namnet på referenten

I tillegg til desse fem hovudpunkta kan det vere med ein del andre opplysningar etter behov, til dømes ei liste over kven som skal motta referatet, og tid og stad for neste møte.