Beredskapsøvelser

Planlegging av beredskapsøvelser

For å få best mulig utbytte av beredskapsøvelser er det viktig med god planlegging. Vi må først ha klart for oss hva vi ønsker å oppnå med øvelsen. Deretter må vi velge et relevant scenario og en hensiktsmessig øvingsform.

Hva ønsker vi å oppnå?

Vi kan gjennomføre beredskapsøvelser så ansatte skal få trene på konkrete instrukser i beredskapsplanen, eller for å sjekke om de vet hva de skal gjøre når noe skjer. I planleggingen av en beredskapsøvelse er det viktig at vi først klargjør hva vi ønsker å oppnå.

Valg av scenario

Når vi skal velge hvilket scenario vi skal øve på, må vi se på hvilke risikoer som finnes i virksomheten. Selv om vi har satt inn tiltak for å forebygge uønskede hendelser, vil det alltid være en viss rest‑risiko. Beredskapsøvelser hjelper oss med å trene på det som likevel kan skje.

Har virksomheten opplevd en hendelse som ikke ble håndtert så godt, bør vi bruke dette som utgangspunkt for en øvelse. Hvis virksomheten for eksempel har hatt problemer med datainnbrudd, kan vi øve på å kjenne igjen og håndtere farlige lenker.

Beredskapsøvelser bør altså ta utgangspunkt i hendelser virksomheten kan møte. I en butikk kan vi derfor øve på kunder som truer eller stjeler, mens vektere kan trene på håndtering av mistenkelige gjenstander eller utrygg atferd. På hotell kan vi øve på trygg og effektiv evakuering av gjester.

For større øvelser må vi i planleggingsfasen også gjennomføre en risikovurdering av selve øvelsen. Dette gjør vi for å være sikre på at øvelsen er trygg, slik at vi ikke risikerer at noen blir skadet mens den pågår.

Valg av øvingsform

Det er mange ulike måter å gjennomføre beredskapsøvelser på. Det kan være alt fra enkle øvelser der vi diskuter hva vi skal gjøre hvis noe uønsket inntreffer, til store, praktiske øvelser der vi gjør situasjonen så reell som mulig.

Virksomheten må gjøre en kost/nytte-vurdering for å finne ut hvilken type øvelse som er mest hensiktsmessig. En kombinasjon av ulike øvingsformer er vanlig.

Diskusjonsøvelse

En diskusjonsøvelse er en enkel øvelse der deltakerne snakker sammen om en tenkt hendelse. Målet er å øke forståelsen for ansvar, roller og beredskapsplaner. Denne typen øvelse krever lite ressurser og brukes ofte som forberedelse til større øvelser.

Spilløvelse

En spilløvelse er mer realistisk og utvikler seg underveis. Her får deltakerne ny informasjon og må ta valg etter hvert. Spilløvelser brukes for å trene krisehåndtering, samarbeid og informasjonsdeling, for eksempel mellom virksomhet og nødetater.

Funksjonsøvelse

En funksjonsøvelse tester én eller flere konkrete funksjoner, som alarmer, rutiner eller ferdigheter. Slike øvelser er ofte korte og brukes for å sikre at prosedyrer og utstyr fungerer som planlagt.

Fullskalaøvelse

En fullskalaøvelse gjennomføres i sanntid og er så realistisk som mulig. Deltakerne bruker vanlig utstyr og arbeidsmetoder, og øvelsen kan foregå på arbeidsplassen. Denne typen øvelse gir god trening i samarbeid, rolleforståelse og håndtering under press.

Noen virksomheter gjennomfører også større øvelser der flere aktører deltar. Slike øvelser kan gi trening i evakuering, førstehjelp, avstenging av områder og samhandling med nødetater. Dette er situasjoner som sjelden oppstår i det daglige, men som det er viktig å være forberedt på.

Gjennomføring av beredskapsøvelser

Når virksomheter gjennomfører beredskapsøvelser, trener de ansatte på riktig atferd i en uønsket situasjon. Øvelsene gir trening i å forstå egne roller, følge instruksene i beredskapsplanen og samarbeide med andre. Ansatte øver også på å kommunisere internt og eksternt, varsle og mobilisere riktig, og bruke tilgjengelig utstyr på en trygg måte. I noen øvelser inngår også samhandling med nødetater og andre aktører.

Mange beredskapsøvelser er varslet på forhånd. Det betyr at de ansatte vet når øvelsen skal gjennomføres. Andre øvelser kan være uanmeldte for å teste hvordan beredskapsplanen fungerer når ansatte ikke er forberedt på tid og sted.

For å gjøre øvelsene mest mulig realistiske kan virksomheten legge inn ekstra utfordringer. Ved en evakueringsøvelse kan det for eksempel simuleres røykutvikling eller sperrede rømningsveier, eller at noen trenger hjelp underveis. Dette gir ansatte erfaring i å improvisere og ta gode valg.

Noen kan være redde for å gjøre feil under øvelser. Det er derfor viktig å understreke at øvelser er en trygg arena for å prøve og feile. Målet er å lære og bli bedre forberedt, slik at virksomheten kan håndtere uønskede hendelser på en god måte hvis de faktisk oppstår.

Evaluering av beredskapsøvelser

Alle beredskapsøvelser skal evalueres og dokumenteres. Etter øvelsen må virksomheten vurdere hva som fungerte bra, og hva som bør forbedres.

Evalueringen skal føre til konkrete forbedringstiltak, for eksempel mer opplæring, tydeligere tiltakskort eller flere øvelser. Slik lærer virksomheten av øvelsene, og beredskapen blir tryggere og bedre over tid.

Dokumentasjon

Dokumentasjonen skal inneholde informasjon om dato, sted, ansvarlig, hensikt og risikovurdering. Videre skal det beskrives hvordan øvelsen ble gjennomført, og om de ansatte fulgte beredskapsplanen. I et hotell kan det handle om varsling og informasjon til gjestene, mens det i en butikk kan være aktuelt å vurdere om ansatte brukte riktige rømningsveier.