HMS-system og avvikshåndtering

Hvordan lage et HMS-system?

Alle virksomheter skal ha et internkontrollsystem for å følge opp HMS-arbeidet. Dette er arbeidsgiver sitt ansvar. Det er viktig at prosessen skjer i samarbeid med arbeidstakerne.

Disse kravene er de viktigste for arbeidet med et HMS-system:

• Sett mål for arbeidet med HMS. Alle skal vite hvordan virksomheten er organisert, og hvem som har ansvaret for å følge opp HMS-spørsmål.
• Skaff oversikt over hvilke lover og forskrifter som er aktuelle. Hvilke det er, vil avhenge av hva slags arbeid som utføres, og hvor risikofylt det er. Svartjenesten hos Arbeidstilsynet og andre kan hjelpe til.
• Skaff oversikt over hvilke sikkerhetsrutiner som allerede finnes i virksomheten. Det kan være rutiner for opplæring, brannøvelser, bruk av verneutstyr og så videre. Disse kan inngå i internkontrollsystemet.

• Kartlegg virksomheten med tanke på risiko. En enkel risikoanalyse kan bestå i å stille tre enkle spørsmål: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å forhindre det? Hvordan kan vi fjerne eller redusere konsekvensene hvis det likevel skulle skje?

• Hva slags risiko det er snakk om, vil variere fra virksomhet til virksomhet. Det kan dreie seg om belastningslidelser, støy, konflikter, kjemikaler, farlige maskiner og så videre. Kartleggingen gir en oversikt over hva som bør forbedres.

• Lag en handlingsplan på bakgrunn av kartleggingen. Planen skal vise hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det, og når det skal være gjort. Rutinene må være skriftlige.

• Iverksett rutiner for å avdekke og rette opp brudd på HMS-lovgivning.

I tillegg til den jevnlige oppfølgingen med kartlegginger og tiltak må virksomheten også gjennomgå selve systemet som er bygd opp, og vurdere om det har fungert i praksis eller bør endres. Dette bør gjøres minst én gang i året.

Tilsyn

Arbeidstilsynet jobber for at virksomheten skal arbeide systematisk og forebyggende med eget arbeidsmiljø. Det gjennomføres både korte og lengre tilsyn med ulike tema, og kontroll av virksomhetens HMS-system er sentralt under tilsynet.

Avvikshåndtering

I henhold til internkontrollforskriften skal alle virksomheter ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Det er viktig at du lærer deg hva som er et avvik, og i hvilke tilfeller du skal skrive avviksmelding. Det er virksomheten sitt ansvar å håndtere avvik som er registrert. Alle skal ha gode rutiner på dette, og god opplæring av egne ansatte, vikarer og lærlinger.

Uønskede hendelser

Avvik er uønskede hendelser eller manglende oppfyllelse av krav. Disse kravene er beskrevet i forskrifter.

Det kan være

• en rutine som ikke er fulgt
• manglende sikkerhetsutstyr
• mangelfull informasjon
• synlige eller åpenbare feil og mangler