Intern og ekstern informasjon
Først og fremst må vi definere om dette er informasjon til intern eller ekstern bruk, altså til grupper innanfor eller utanfor bedrifta.
Interne målgrupper
Den største interne målgruppa til bedrifta er dei tilsette. Informasjon som blir send ut til tilsette, kan vere litt uhøgtidleg og personleg – i alle fall når det er positiv informasjon. Du kan bruke e-post, ei lukka Facebook-gruppe eller andre interne kommunikasjonsverktøy som Slack eller Teams.
Eksterne målgrupper
Vi deler ofte dei eksterne målgruppene til bedrifta i fire: kundar, leverandørar og andre samarbeidspartnarar, offentlege etatar og sivilsamfunnet elles.
Kundar
Når du skal informere objektivt til kundane, kan vi seie at kundar er ei målgruppe. Informasjon om opningstider er eit døme på objektiv informasjon. For denne typen informasjon kan vi til dømes bruke nettsider, Facebook og skilt utanfor butikken. Du må formulere informasjonen korrekt og kortfatta.
Ved sal og marknadsføring er kundane som oftast ikkje ei samla målgruppe. Kundane blir då delte inn i primær og sekundær målgruppe. Dette er fordi du i ein marknadsføringsstrategi må bruke ressursar på den målgruppa som du tener mest pengar på.
Ein klesbutikk kan til dømes ha ei primærmålgruppe med kundar som følgjer butikken på Instagram. Denne målgruppa kan til dømes bli invitert til kundekveldar gjennom ein invitasjon på Instagram.
Relatert innhald
Leverandørar og andre samarbeidspartnarar
Viss du skal informere leverandørar og profesjonelle samarbeidspartnarar om ei viktig sak, bruker du som oftast e-post. Informasjonen må vere sakleg og kortfatta, eventuelt med ein introduksjon relatert til den rolla leverandørar og samarbeidspartnarar har overfor bedrifta.
Offentlege etatar
I kontakt med offentlege etatar er det alltid viktig at du som er representanten til bedrifta, opptrer formelt. Offentlege etatar omfattar til dømes kommunen, skatteetaten, Nav og andre offentlege kontor. Det er mange tilsette i offentlege etatar, så ver sikker på at du sender informasjonen til rett person. Eventuelt kan du bruke post@etat.no. Då må etaten sjølv sende informasjonen vidare til rett stad.
Når bedrifta skal sende informasjon til ein offentleg etat, bruker du ofte e-post. Mange etatar har eigne skjema på nettsidene som du skal fylle ut ved førespurnad til etaten.
Samfunnet elles
Den siste målgruppa er samfunnet elles. Dette omfattar òg konkurrentar. I slik informasjon vil bedrifta gi kort og sakleg informasjon utan å skape spekulasjonar. Som regel blir denne informasjonen lagd ut på nettsidene til bedrifta.
På nettsidene har bedrifter ei eiga side (Om bedrifta) der dei gjerne fremjar verdiane og samfunnsansvara til bedrifta. Her vil du til dømes kunne lese om korleis bedrifta gjer berekraftige val.