Arbeidsgiveren kan noen ganger ha et saklig behov for å åpne en ansatts e-post eller dokumenter. Dersom det er lagd regler for slike situasjoner, og den ansatte er klar over disse, er det nok til at arbeidsgiveren kan åpne e-poster og dokumenter som angår virksomheten. Hvis det ikke finnes slike regler, må den ansatte gi samtykke først.
Selv om det er lagd regler, er det viktig at den ansatte blir informert på forhånd om at e-post eller dokumenter blir åpnet. Hvis den ansatte er tilgjengelig, bør han eller hun få anledning til å være til stede og eventuelt sortere ut hvilke e-postmeldinger og dokumenter som er private.
Dersom den ansatte ikke er tilgjengelig, er det viktig å vurdere om opplysningene er private før e-posten eller dokumentet åpnes. Dersom det ser ut som at det er privat, skal det ikke åpnes. Noen ganger kan det likevel skje at man vurderer feil og ved et uhell åpner noe som viser seg å være privat. Da skal filen snarest lukkes. I tillegg bør den ansatte i etterkant få vite hva som ble åpnet.
Hvordan håndterer man e-post når ansatte slutter?
Når en ansatt slutter, bør vedkommendes e-postadresse slettes slik at ikke privat e-post sendes til virksomheten. Når en ansatt slutter, bør vedkommendes e-postadresse slettes slik at ikke privat e-post blir sendt til virksomheten, men virksomheten har jo behov for å ta imot i e-poster som angår dem.
For å unngå å komme i konflikt med personvernet og reglene for innsyn i e-post kan dette løses ved at all e-post til den aktuelle adressen slettes automatisk. Vedkommende som sendte e-posten, bør da få en melding om at personen ikke lenger er ansatt i bedriften samt en ny e-postadresse for henvendelser som gjelder bedriften.
Det er ikke en god løsning å videresende e-post fra en tidligere ansatts e-postadresse til en annen person i virksomheten, siden eventuell privat e-post også vil bli videresendt.
Virksomheten har imidlertid anledning til å inngå en avtale med den tidligere ansatte om at e-postadressen beholdes i en begrenset periode, eventuelt med videresending til en ny adresse.
Hva skal du gjøre hvis du oppdager noe straffbart?
En arbeidsgiver er ansvarlig for at virksomhetens datautstyr ikke brukes til noe ulovlig. Hvis du mistenker at noen bruker virksomhetens datautstyr eller nettverk til for eksempel å formidle overgrepsmateriale eller annet ulovlig materiale, skal det alltid anmeldes og overlates til politiet.
I slike tilfeller skal du ikke starte noen egen "etterforskning". Da risikerer du å ødelegge bevis hvis du åpner filer eller e-post uten at det er tatt nødvendige forholdsregler.
I stedet bør du varsle arbeidsgiver og forsøke å sikre logger, maskiner, brukerkontoer og eventuelle lagringsområder på servere på en forsvarlig måte inntil politiet kan overta.