De fleste arbeidsgivere synes det er greit at de ansatte kan bruke virksomhetens datamaskiner til enkelte private gjøremål. De fleste benytter derfor maskinen til både jobbrelaterte og private gjøremål.
Noen ganger oppstår det situasjoner der arbeidsgiver ønsker å kontrollere hva den ansatte bruker datamaskinen til, eller har behov for tilgang til informasjon som ligger på maskinen eller den ansattes e-postkonto. Eksempler kan være når
- den ansatte er borte fra jobben på grunn av sykdom eller ferie, og arbeidsgiver har behov for å kontrollere at ikke e-posthenvendelser til bedriften blir liggende ubesvart
- den ansatte er borte fra jobben, og arbeidsgiver har behov for dokumenter som ligger på den ansattes maskin
- det er mistanke om at arbeidstakeren opptrer illojalt, for eksempel ved å gi opplysninger videre til konkurrerende selskap
- det er mistanke om at arbeidstakeren bruker datamaskinen til noe som er ulovlig eller i strid med bedriftens regler
For å unngå juridiske og etiske problemer må bedriften ha klare regler for bruk av datamaskiner og e-post til private formål på arbeidsplassen. Videre må man forsikre seg om at de ansatte er gjort kjent med reglene. Reglene må også si noe om i hvilke situasjoner de ansatte må akseptere at arbeidsgiveren kan åpne e-postmeldinger eller filer som ligger på den enkeltes område på en arbeidsstasjon eller server.
Innsyn i e-post
Arbeidsgiverens rett til innsyn i de ansattes e-post på jobben kan til en viss grad sammenlignes med arbeidsgiverens gjennomgang av innholdet i posthyllene til de ansatte. Det vil finnes situasjoner der arbeidsgiveren har en saklig grunn for å gå gjennom posthyllen for å se etter post som angår bedriften. For eksempel når ansatte er fraværende over lenger tid på grunn av ferie eller sykdom.
Det samme gjelder for den ansattes e-postkasse. E-postkasser skiller seg imidlertid fra vanlige posthyller ved at det er vanskeligere å skille private meldinger fra de som gjelder jobben. Arbeidsgiveren bør derfor be om samtykke til å se i e-postkassa før den ansatte drar på ferie eller mens vedkommende er sykemeldt.
Et annet problem er at det i mange e-postlesere ofte benyttes automatisk forhåndsvisning. Dermed kan arbeidsgiveren uforskyldt lett komme til å se mer informasjon enn det hen i utgangspunktet har behov for eller rett til.
Private e-poster
Bedriften kan lage regler som sier at datamaskiner bare skal brukes til jobbrelaterte formål, men arbeidsgiver har likevel ikke lov til å lese all e-post de ansatte mottar. Grunnen til dette er at de ansatte ikke har noen mulighet til å styre hva som sendes til deres e-postkontoer på jobben.
Innholdet av meldinger som for eksempel sendes av venner eller familie, vil fortsatt være private, selv om de sendes til en e-postkonto som tilhører bedriften. Som hovedregel har ikke arbeidsgiveren rett til innsyn i åpenbart private e-postmeldinger eller filer, og han har heller ikke lov til å be om samtykke til slikt innsyn eller lage regler om dette.
Hvis virksomheten ikke ønsker at de ansatte skal motta privat post på bedriftens e-postkontoer, kan man lage regler som sier at alle slike meldinger skal slettes. Dette er imidlertid sjelden praktisk, siden det ofte vil innebære at all innkommende e-post til bedriften må gjennomgås manuelt.
I tillegg tilsier vanlig høflighet at både mottaker og avsender får beskjed hvis en e-postmelding blir slettet. Det største problemet er imidlertid som oftest å avgjøre om en e-post eller en fil er privat eller virksomhetsrelatert, uten å åpne den.
Navn på e-postadresse
De fleste bedrifter benytter e-postadresser som angir den ansattes navn, initialer eller lignende i adressen, slik som monica.mo@bedriften.no eller mm@bedriften.no. Dersom den ansatte logger seg på med eget brukernavn og passord, bør hen kunne forvente at post til denne e-postkontoen ikke åpnes av andre enn hen selv, med mindre annet er avtalt med arbeidsgiver på forhånd.
E-postadresser av typen postmottak@bedriften.no eller salgsavdelingen@bedriften.no framstår som klart virksomhetsrelatert. Verken avsender eller mottaker av e-post til en slik adresse vil kunne forvente at den skal behandles som privat post. Dette kan imidlertid være mer tvilsomt hvis avsenderen har merket e-posten med en navngitt ansatt eller har skrevet «konfidensielt» eller lignende i emnefeltet. I slike tilfeller anbefaler Datatilsynet å spørre den ansatte før andre eventuelt åpner den.
En mulig løsning på problemene med å skille ut privat e-post er å la de ansatte ha to e-postadresser. For eksempel monica.mo@bedriften.no og monica.mo.privat@bedriften.no. Rutiner for å merke private e-postmeldinger og filer med «privat», eventuelt plassere disse i egne mapper, vil også kunne hjelpe. Men det er ikke noen garanti for at det ikke oppstår problemer.