Fagartikkel

Prosjektstyring og produksjonsplan

Filmer, underholdningsprogrammer, radioinnslag eller nyhetssaker blir sjelden til ved at én person jobber helt alene. Mye av arbeidet med medieproduksjon foregår i grupper, så det er viktig å ha gode rutiner for samarbeid. Det gjelder også for elevproduksjoner.

Sammendrag av NRK Skole-klippet "Framdriftsplan"

For at en lyddramaproduksjon skal gå mest mulig effektivt for seg, er det smart å sette opp en framdriftsplan. Framdriftsplanen er den overordnede planen som beskriver alt som skal gjøres, av hvem og når. For eksempel står det i planen hvilket studio hver scene skal spilles inn i, hvilket tidspunkt de enkelte skuespillerne skal møte opp, og så videre. Det er produksjonslederens oppgave å sette opp framdriftsplanen, men den må godkjennes av produsenten.

Prosjektstyring

Arbeidet med en medieproduksjon kan gjerne utformes som et prosjekt som skal lede til et produkt eller et resultat. Alle prosjekter bør ha en ansvarlig prosjektleder eller koordinator som samler alle tråder, men hvert enkelt medlem i prosjektgruppa har ansvar for at resultatet blir bra.

Det er viktig å ha kontroll med framdriften i et prosjekt. Som prosjektleder må du ha oversikt over hvem som til enhver tid gjør hva, og over tidsfrister og milepæler. Det er også naturlig at lederen kaller inn til møter og tar ansvar for å følge opp hvert enkelt medlem i gruppa.

Produksjonsplan og arbeidsfordeling

En produksjonsplan er en oversikt over hvem som skal gjøre hva, og når det skal gjøres. Følgende er nyttige momenter å ha med i en produksjonsplan:

Hvilke arbeidsoppgaver skal gjøres?
Innen hvilket tidspunkt skal det gjøres?
Hvem skal gjøre det?
Hva skal være det konkrete resultatet av arbeidsoppgaven?

Hvilke roller det er naturlig å ha i hver enkelt elevproduksjon, vil variere. Det kan være nyttig å diskutere ansvarsdelingen og rollesammensetningen med læreren før dere går i gang. Aktuelle roller kan være

redigeringsansvarlig film, foto og/eller teknisk ansvarlig, kreativ leder eller AD
tekst- og/eller manusansvarlig
produksjonsansvarlig
markedsansvarlig
personalansvarlig
økonomiansvarlig

Å lage og bruke produksjonsplanen

Det finnes mange dataprogrammer som er laget for å holde styr på framdriften i prosjekter. Men du kan lage gode planer og oversikter bare ved å bruke regneark eller tekstdokumenter.

En produksjonsplan bør være dynamisk. Det betyr at den hele tida kan endres.

For å ivareta et godt samarbeid bør dere møtes til faste tider for å gå gjennom og oppdatere planen. For at alle skal være orientert, bør planen være tilgjengelig for alle. Dette kan gjøres ved å bruke et samskrivingsverktøy.

Eksempel

Jens, Lise og Erik skal lage en reportasje til lokalavisa. De har opprettet et dokument med en tabell for å planlegge produksjonen. Det er satt en frist for når oppgaven skal være gjort, og de bruker fargekoder for å beskrive de forskjellige fasene i prosjektet. For eksempel: Grønn farge betyr gjennomført, gul betyr påbegynt, og rødt betyr at fristen har gått ut. Hver person har sin egen bokstav, slik at de ser hvem som har skrevet hva.

Produksjonsplan
Oppgave	Frist	Ansvarlig	Beskrivelse	Hva er gjort?	Kommentar
Idédugnad	01.02	J, L, E	Alle presenterer minst én idé til hva reportasjen skal handle om.		J: Sjekker hva avisa har skrevet om de siste ukene.
Bestemme tema og vinkling	02.02	J, L, E	Bli enige om en problemstilling.
Avtale med lokalavisa	03.02	J	Finn ut når deadline er.	Prøvde å ringe.	J: Fikk ikke tak i redaktøren.
Avtale med intervjuobjekt	05.02	E	Forslag: Hans Pettersen. Bruke dobbelttimen tirsdag 09.02.	Sendt en e-post og spurt om det er ok.	L: OK. J: OK.
Foto av Hans Pettersen	09.02	L	Trenger fotograf når Hans Pettersen blir intervjuet.	Reservert fotoapparat.	L: Har noen minnebrikke?

Huskeliste for prosjektarbeid i grupper

Velg prosjektleder.
Fordel ansvar.
Avtal hvor ofte dere trenger å møtes.
Lag en dynamisk prosjektplan.
Gjør planen tilgjengelig for alle.