Når vi utfører budsjettkontroll, sammenligner vi budsjettet med regnskapet. Vi sammenligner slik vi trodde det skulle bli, med slik det faktisk ble.
Det er to grunner til at bedrifter utfører budsjettkontroll. For det første kan vi bruke budsjettkontroll til å justere kursen underveis i et år, og dette gjør vi når vi lager budsjettkontroll på et månedsfordelt resultatbudsjett.
For det andre bruker vi budsjettkontroll til å lage budsjettgrunnlaget for neste års resultatbudsjett. Når vi har undersøkt bakgrunnen for avvikene mellom budsjett og regnskap, kan vi være mer treffsikre når vi arbeider med budsjettgrunnlaget for neste års budsjett.
Oppsettet for en budsjettkontroll er slik (alle beløp er i tusen kroner):
Kalkulasjon | Budsjett (kr) | Prosent av salget (%) | Regnskap (kr) | Prosent av salget (%) | Avvik (kr) | Avvik i prosent av budsjett (%) |
|---|---|---|---|---|---|---|
Salgsinntekter | 1 000 | 100 | 1 200 | 100 | 200 | 20 |
Varekostnad | 500 | 50 | 550 | 45 | –50 | 10 |
Bruttofortjeneste/ dekningsbidrag | 500 | 50 | 650 | 55 | 150 | 30 |
Faste kostnader: | ||||||
Lønn | 200 | 20 | 210 | 17,5 | –10 | –5 |
Andre driftskostnader | 100 | 10 | 100 | 8,3 | 0 | 0 |
Avskrivninger | 10 | 1 | 10 | 0,8 | 0 | 0 |
Rentekostnader | 10 | 1 | 10 | 0,8 | 0 | 0 |
Resultat | 180 | 18 | 320 | 26,6 | 140 | 77 |
Som du ser, er oppsettet for budsjettkontrollen likt med resultatbudsjettet. Avviket regnes ut for å finne forskjellen mellom budsjettet og regnskapet. Legg merke til at utregningen for å finne avviket er forskjellig for inntekter og kostnader.
Utregningen for salgsinntekter, dekningsbidrag og resultat er dette regnestykket: regnskap – budsjett = avvik.
Når du finner avviket på kostnadene, bruker du dette regnestykket: budsjett – regnskap = avvik.
Tenk over
Hvorfor blir regnestykket forskjellig for inntekter og kostnader?
Prosent
Vi lager prosentutregningene for å enklere kunne sammenligne tallene. Å sammenligne prosenter gir oss ofte et bedre bilde av situasjonen enn å sammenligne tall. For eksempel er varekostnaden større i eksempelregnskapet enn i budsjettet tallmessig, 550 000 kroner og 500 000 kroner, men i forhold til salgsinntekten er prosenten lavere, 45 prosent og 50 prosent.
Eksempelet ovenfor forteller oss to ting: Vi har brukt mer penger på varer, og dette er logisk fordi vi har solgt mer, og samtidig har vi oppnådd en effektivitetsgevinst fordi varekostnaden i prosent av salget er lavere, 45 prosent i forhold til 50 prosent.
Dekningsbidrag og bruttofortjeneste
Vi bruker begrepet dekningsbidrag i prissetting, mens i budsjett og regnskap bruker vi begrepet bruttofortjeneste. Utregningen av dekningsbidrag og bruttofortjeneste er lik, og kronebeløpet blir likt. Begge tallene blir også regnet i prosent av salgsinntekten uten merverdiavgift.