Prinsipp 4 – Overvåking av kritiske styringspunkt
For hvert enkelt kritisk styringspunkt må det lages en skriftlig rutine for å sikre at kritisk grense overholdes. Rutinen må inneholde følgende:
Hvem
Det må tydelig beskrives
- hvem som skal gjennomføre kontrollen
- hvem som skal være stedfortreder
- hvem det skal rapporteres til hvis kontrollen viser at kritisk grense er overskredet
hvem som skal kontrollere at overvåkningen er gjennomført, og signere på overvåkningsskjemaene
Både ansvarlig og stedfortreder må ha gjennomført nødvendig opplæring.
Hvordan
Rutinen må også si
- hvordan kontrollen skal gjennomføres
- hvilket utstyr som brukes til kontrollen
hvordan utstyret kontrolleres eller kalibreres
Der er viktig at overvåkingen er praktisk gjennomførbar, slik at kontrollene faktisk blir utført.
Når
I tillegg må det framgå av rutinen om kontrollene skal gjennomføres kontinuerlig eller med en fastsatt frekvens.
Ved frekvens må det ikke gå lengre tid mellom hver måling enn at alle varer fra forrige måling fortsatt er under kontroll ved den neste. Dersom en måling viser at kritisk grense er overskredet, må alle varer som er produsert siden forrige måling, regnes som utrygge.
Dokumentasjon
Overvåkningen av kritiske styringspunkt må dokumenteres nøye. Dokumentasjonen skal bevise at produktet er innenfor kritisk grense.
- Selve overvåkningen registreres i et dokument.
- Registreringene skal underskrives av den som utfører overvåkningen.
- I tillegg skal en person regelmessig kontrollere at overvåkningen er gjennomført, og føre dette i skjemaet.
- Dokumentasjon på at utstyret er kontrollert eller kalibrert, bør også være tilgjengelig.
Den kritiske grensen bør stå i registreringsskjemaet, slik at det er tydelig om målingene er innenfor kritisk grense.
Dere bør selv definere hvor lenge registreringene skal oppbevares i bedriften.
Prinsipp 5 – Korrigerende tiltak
For hvert kritiske styringspunkt må dere beskrive korrigerende tiltak. De skal være bestemt og beskrevet på forhånd, og må gjelde de konkrete produktene. Det er ikke tilstrekkelig med en generell rutine for avviksbehandling som gjelder for alle typer avvik.
Følgende skal være tydelig beskrevet:
- Hva som umiddelbart skal gjøres med produktene dersom kritisk grense er overskredet.
- Hvem det skal rapporteres til, og hvem som har ansvaret for å følge opp produktene som avviket gjelder.
Hvem som skal gjennomgå og finne årsaken til avviket og eventuelt gjøre endringer slik at den samme feilen ikke skjer igjen.
Alle avvik fra kritisk grense skal dokumenteres. Det må beskrives hva som er skjedd med produktene, og hvilke korrigeringer som er gjort.
