Sikring av dokumenter
En bedrift har som regel en god del papirdokumenter den må arkivere på en sikker måte.
Er det personopplysninger i dokumentene, for eksempel fra fastlegen vår, skal dokumentene låses inn og sikres spesielt. Det er svært strenge krav til oppbevaring av dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger.
Dokumentene må også sikres godt mot brann. Et solid brannskap er nyttig til dette formålet. Brannskap er stålskap med god isolasjon, og de skal begrense temperaturstigningen i en viss periode. Målet er at brannen kan slokkes før temperaturen i brannskapet blir høyere enn tenningstemperaturen for papir.
Det krever mye plass å lagre papirdokumenter. En bør derfor tenke gjennom hva en virkelig trenger å lagre på papir. Alt annet kan lagres elektronisk.
Makulering av dokumenter
Vi har lest oppslag i media der noen har funnet store bunker med pasientjournaler på søppeldynga. Det setter søkelys på enda en utfordring med papirdokumenter. Hva gjør vi med slike dokumenter når vi skal kaste dem?
Papirdokumenter som inneholder viktige personopplysninger eller bedriftsinformasjon, bør makuleres. Makulering vil si å ødelegge dokumentene slik at innholdet ikke kan identifiseres. Dokumentene blir da ofte kappet opp i lange, tynne strimler.
Strimler er likevel ikke alltid godt nok, for det kan være mulig å sette dem sammen hvis en har tid nok. Derfor er brenning en mulighet, eller vi kan makulere flere ganger slik at det ikke blir papirstrimler, men bare små fragmenter som det er umulig å sette sammen. Graden av makulering avhenger av hvor hemmelige dokumentene er.