Det er bare virksomheter med offentlige oppgaver som er pålagt etter arkivloven å ha et arkiv.
I arkivloven finner vi de overordnede reglene for arkivering. For mer detaljerte regler må vi se i forskriften til arkivloven. Den heter forskrift om offentlige arkiv, men omtales ofte bare som «arkivforskriften».
Arkivforskriften
Alle virksomheter som er pålagt å følge arkivloven, skal ha rutiner for å opprette, motta, utveksle, arkivere, vedlikeholde og bruke dokumenter som skal arkiveres. Rutinene skal blant annet sikre at
- det framgår hvem som har opprettet og registrert et dokument
- dokumentet ikke kan endres av uvedkommende
- dokumentet er tilgjengelig for bruk
Norsk arkivstandard (Noark)
Offentlige virksomheter er pålagt å følge Norsk arkivstandard, Noark. Dette står i arkivforskriften § 11. Denne standarden gir retningslinjer for hvordan journaler skal lagres elektronisk. Offentlige virksomheter skal bruke Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter. Noark-standarden er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren.
Tilsyn
Riksarkivaren driver også veiledning og fører tilsyn med arkivarbeidet i offentlig sektor og private arkiv av offentlig interesse. Riksarkivaren kan blant annet kreve å få innsyn i journalsystemet, arkivnøklene og arkivinstruksene til en virksomhet for å godkjenne disse. Videre kan Riksarkivaren inspisere arkivet og gi virksomheten pålegg om å endre rutinene hvis det blir funnet avvik fra retningslinjene i arkivloven.
Brudd på arkivloven
Vedvarende brudd på arkivloven kan straffes med bøter.