Hvordan føre regnskap?

For å lære oss reglene skal vi se nærmere på balansen. Det er balansen som er selve «oppfinnelsen» når det gjelder måten vi fører regnskap på. Den danner grunnlaget for all regnskapsførsel. Måten balansen er bygd opp på, bestemmer hvordan alt innenfor regnskap skal føres.

All kapital vi har skaffet oss, fører vi på høyre side under Egenkapital og gjeld. Vi kaller det gjerne kapitalanskaffelsen. Det vi har brukt kapitalen til, plasserer vi til venstre under Eiendeler. Det kaller vi kapitalanvendelsen. Se illustrasjonen nedenfor:

Dette uttrykket kan høres litt vanskelig ut. I balansen står på en måte de samme pengene på begge sider av oppstillingen. Det kaller vi dobbel bokføring. Bokføring er betegnelsen på å føre et regnskap. Fordi summen er lik på begge sider, snakker vi om balanse. For at regnskapet hele tida skal balansere, må vi alltid føre hendingene to ganger, en gang til høyre og en gang til venstre. Venstre side kaller vi debet, og høyre side er kredit.

Når vi fører et bilag, må det alltid være lik sum i debet og kredit. Vi kan illustrere det med en såkalt T-konto, der vi for eksempel har solgt varer for 1000 kr kontant.

Du ser at vi har ført samme sum en gang til kredit og en gang til debet. Hvorfor summen går i kredit på den ene kontoen og i debet på den andre kontoen, krever nærmere forklaring.

Balansen består av tre hovedgrupper: eiendeler, egenkapital og gjeld. Alle eiendelskontoene brukes på samme måte hver gang vi fører på dem. Det samme gjelder egenkapitalen og gjelden: Når vi fører i debet eller i kredit på en av kontoene, blir effekten alltid den samme.

Det er lurt å tenke på hvor i balansen de tre hovedgruppene står:

Ser du at de tre hovedgruppene oppfører seg etter hvor de står i balansen? Økning og minking skal føres samme vei som hovedgruppa står i balansen. Altså øker vi eiendelene ved å føre i debet, mens vi øker egenkapitalen og gjelden ved å føre i kredit.

Vi kan derfor sette opp disse tre reglene:

Resultatregnskapet er en underavdeling av egenkapitalen. Derfor fungerer alle resultatkontoer som egenkapitalen. Egenkapitalen står til høyre i balansen (til kredit), og derfor fører vi en økning av egenkapitalen til høyre (til kredit) og en reduksjon til venstre (til debet).

Slik er det med all føring i resultatregnskapet. Alt som øker egenkapitalen, blir ført i kredit. Alt som reduserer egenkapitalen, blir ført i debet. Det vil si at inntekter alltid skal føres i kredit, fordi det egentlig øker egenkapitalen. Kostnader skal alltid føres i debet, fordi det egentlig reduserer egenkapitalen.