Svinnhjulet
Svinnhjulet viser alle svinnkildene som finnes i reisen en vare gjør til og gjennom butikken. Svinnhjulet starter med bestilling og slutter ved kassepunktet.
Svinn skyldes ofte dårlige rutiner, slurv, uvitenhet eller uærlighet. Det er mye penger som går tapt for bedriftene. Securitas vurderte i 2019 at svinn utgjorde et årlig tap på 5,6 milliarder kroner.
Bestilling
Allerede når de bestiller varer, bør bedrifter sette inn tiltak for å begrense svinn. Det er viktig å bestille riktig antall. For store bestillinger kan føre til svinn, enten ved at varer går ut på dato, eller ved at de blir vanskelige å selge fordi produktet er utdatert.
For å unngå feil skal større bestillinger godkjennes av flere personer.
Det er forskjellige måter å bestille varer på. En mulighet er manuell bestilling ved at bedriften sender en e-post, en annen at leverandørene selv foreslår en bestilling. Det kan være at bedriften bruker elektronisk skanning med håndskanner i butikken, eller kanskje har den et administrativt system hvor salg, lager og bestilling er integrert.
Gode rutiner for kontroll og godkjenning av bestillingene er viktig, uansett hvilken metode bedriften bruker for bestilling.
Leverandør
Med leverandør mener vi en person eller bedrift som kan levere en vare vi trenger. Det kan være mange leverandører å velge mellom. Hvordan skal bedriften velge den rette? Den riktige leverandøren leverer rett vare til rett sted og rett pris.
Bedriftene bør gjennomføre tiltak overfor leverandørene sine for å forebygge svinn. Leveranser som ikke er i henhold til bestilling, kan føre til svinn. Bedrifter kan oppleve å få feil vare eller varer som holder på å gå ut på dato. Aktuelle tiltak som bedrifter kan gjøre, er å:
sjekke leverandørens referanser, det vil si å høre med andre kunder om de er fornøyd, før man velger leverandør
sjekke om leverandøren har etiske retningslinjer
etablere gode relasjoner med leverandørene og opparbeide gjensidig tillit
Varemottak
For å hindre svinn er det viktig med gode rutiner for mottak av varer. De ansatte må få god opplæring slik at de kan sjekke varene som kommer inn til lager.
Å sjekke varer ved mottak betyr blant annet å:
kontrollere at pakkseddelen stemmer overens med det som er bestilt
kontrollere at mengden som er mottatt, stemmer overens med pakkseddelen
kontrollere at det er samsvar mellom pakkseddel og faktura
kontrollere at varene er i god stand, og at prisene er som avtalt
Lager
På lageret kan det oppstå svinn fordi varer blir ødelagt eller stjålet, eller fordi vi rett og slett ikke finner varene.
Tiltak for å hindre svinn fra lager kan være:
et ryddig, oversiktlig og rent lager
temperatur som er tilpasset typen varer
gode låserutiner
begrenset tilgang for ansatte og kunder
kameraovervåking
registrering av svinn i et digitalt system
Prising
Bedriften må først og fremst sette riktig pris. Prisen er helt avgjørende for hvor mye penger bedriften kan tjene på varen. Tiltak mot svinn i forbindelse med pris kan være:
riktige priser i kassesystemet, og å justere opp prisen når kampanjer har gått ut
god opplæring av ansatte, slik at bedriften regner ut riktige priser og ikke slår inn feil pris eller koder på kassene
Salgsflaten
Det er mange måter vi kan forebygge svinn på salgsflaten i en butikk på, og det er de daglige rutinene som er viktige:
De ansatte må følge med på datostemplingen på matvarer. Noen matvarer har en utløpsdato, men nå merkes mange også med "best før – ofte god etter" og dato. Butikkene gir ofte rabatt på disse varene.
Sjekk at temperaturen er riktig på frysevarer og kjølevarer.
Ta vekk dårlige, ødelagte eller skitne varer. Disse kan legges separat og prises med rabatt slik at butikken kaster minst mulig.
Sett nye varer bakerst og innerst på hyllene, slik at de eldste selges først.
Hold salgsflaten ryddig, og trekk varene fram i hyllene.
Kundetyveri
Tyveri fra salgsflaten er et svinnproblem. Det finnes flere tiltak butikken kan gjøre for å unngå tyveri.
Butikken kan kjøpe tjenester fra et vekterfirma.
De butikkansatte sier alltid hei til kundene, smiler og ser dem i øynene.
De butikkansatte registrerer de stedene der det er blitt stjålet varer fra butikken (dato, ukedag, klokkeslett og varetype). Da kan man sette inn tiltak i disse områdene.
Butikken kan sikre varene med alarm.
Butikken kan installere kameraovervåking.
Dyre varer og varer som er lette å stjele, kan plasseres nært kassene slik at de butikkansatte kan følge med.
Personaltyveri
De ansatte kan også fristes til å stjele. 32–37 prosent av alt svinn skyldes trolig ansatte som stjeler (du kan lese mer om dette i artikkelen Når de ansatte stjeler på dinbedrift.no). Tiltak mot personaltyveri kan for eksempel være:
å skape trivsel – ansatte som trives, stjeler mindre
gode personalrabatter eller andre ordninger for ansatte
at ledelsen etterspør hvor mye svinn som foregår, og formidler en nullvisjon til de ansatte
at det formuleres tydelig hvilke konsekvenser personaltyveri vil medføre
Kassepunkt
Selvbetjeningskasser kan være en kilde til svinn. Kunder kan enten ubevisst eller bevisst slå inn feil i kassa. En kunde kan for eksempel slå inn avokado som gulrot, og får på denne måten en billigere handlekurv. Tiltak mot svinn ved kassepunktet kan være:
videoovervåking og stikkprøver av kunder i selvbetjeningskasser
manuelle og selvbetjente kasser ved siden av hverandre, slik at ansatte kan tilby hjelp til kunder i selvbetjeningskassene
at kontantbeløp telles opp og avstemmes i forhold til utskrift fra kasseapparatet
at kontantbeløp leveres i droppsafe eller nattsafe etter stengetid