Kommunikasjon med oppdragsgiver

Bli litt kjent og gå gjennom oppdraget. Pass på at dere begge har samme forståelse av oppdraget, hva du skal løse, og hvordan du skal gjøre det. Det er ikke sikkert at oppdragsgiver vet hva som er mulig. Det kan også hende at du ikke fullt ut har kompetansen som kreves for å løse oppdraget. Avklar forventninger og rammer før dere lager en avtale. Ikke lov mer enn du kan få til.

Den første kontakten kan være en telefonsamtale, en e-post eller et møte. Om du bestemmer deg for å ta oppdraget, kan det være lurt med et møte der dere går gjennom detaljene i oppdraget og skriver avtale.

Gjennom oppdraget vil det være behov for noe kommunikasjon mellom dere. Noen ganger kan det være behov for mye kontakt gjennom produksjonen. Andre oppdrag er korte og tydelige, da kan det holde å sende over ferdig produkt.

Når du skal gjøre oppdrag for noen, må du være seriøs og høflig i kommunikasjonen, holde fristene og følge opp oppgavene dine.

Nedenfor kan du lese om muntlig og skriftlig kommunikasjon og finne måter du kan dele produkter med oppdragsgiver på.

Førsteinntrykket er viktig. Gi et fast håndtrykk og hold øyekontakt med oppdragsgiveren. Vær positiv. Husk: Vi kommuniserer på flere vis enn gjennom det som sies. Mimikk, stemmebruk, intensitet og kroppsspråk er med på å si noe om humør og innstilling og i hvilken grad dere forstår hverandre.

Muntlig kommunikasjon er lurt i starten, slik at du og oppdragsgiver kan møtes og bli litt kjent. Dere kan avklare oppdraget og forventninger, få en felles forståelse av hva oppdraget er, og hva som er mulig.

Når kommunikasjonen er etablert og du er i gang med arbeidet, kan det holde med skriftlig kommunikasjon.

I noen tilfeller kan det være lurt med muntlig kommunikasjon underveis i produksjonen:

• hvis det er mye som skal gjennomgås og vises fram

• hvis det er mange spørsmål og uklarheter, eller

• hvis det er uenigheter

I sistnevnte tilfelle kan det være greit å ha med en lærer eller kollega/medelev som støtte.

En fordel med skriftlig kommunikasjon er at den kan leses i ettertid av begge parter. Du og oppdragsgiver kan sjekke hva som er avtalt, og når fristene er. Informasjonen forsvinner ikke. Eksempler på skriftlig kommunikasjon mellom deg og oppdragsgiver er e-post eller chat hvor oppdraget ditt og avtalene dere inngår er beskrevet.

Ting kan misforstås og virke mer negativt når du leser en skriftlig tilbakemelding sammenlignet med å få tilbakemelding i en muntlig samtale. Skal du kommunisere noe negativt, start gjerne med noe positivt først.

Bruk klart språk

Når du kommuniserer skriftlig med oppdragsgiver eller lager medieprodukter med skrift, er det lurt å ha et så klart språk som mulig.

Et klart og tydelig språk minsker risikoen for misforståelser. Les over før du sender noe fra deg Er det tydelig hva du skal kommunisere? Har språket skrivefeil? Har du med nødvendig informasjon?

Språkrådet har laget en egen nettside som har fått navnet Klarspråk (språkrådet.no). Her finner du mange gode råd og tips for ulike skriftlige kommunikasjonssituasjoner.

Underveis i prosessen er det lurt å sende over skisser og utkast, slik at oppdragsgiver kan se over og gi tilbakemelding. Små enkle filer kan sendes på e-post, men større og mer komplekse produksjoner kan deles via skydelingstjenester som Google Drive og Dropbox.

Skal du dele nettsider under utvikling, kan du legge inn passordbeskyttelse, slik at det ikke ligger åpent for alle på nett. Større produksjoner, som en film, kan det være nødvendig å levere med USB-penn eller harddisk. Trykksaker leveres ferdig trykket eller som trykkeklar fil dersom det er avtalt.

Gi filene seriøse navn. Blir det mange versjoner, kan du bruke tall til slutt, slik at versjonene kan skilles. Vis til filnavnene når du snakker om filer. Hvis det er mange ulike produkter, er det lurt å lage en ryddig og god mappestruktur i en delt mappe.

Når du anser deg som ferdig med oppdraget, sender du over filen/produktet med riktig filformat til oppdragsgiver. Selv om du tenker at oppdraget er løst, kan det hende at du må gjøre noen endringer og justeringer.

Språkrådet (2021). Klarspråk. Hentet 22. oktober 2021 fra https://www.sprakradet.no/klarsprak/