Befrakter
Personen som tar imot og fordeler oppdrag og styrer bilparken i et transportselskap, kalles en befrakter. Andre titler som også brukes på denne rollen, er transportleder og trafikk-koordinator. Befraktere har en i transportselskaper og hos de store samlasterne, og det er de som har den første kontakten med kunden.
Befrakteren må sørge for å få med alle nødvendige opplysninger når hen får et oppdrag. Det er opplysninger som laste- og leveringsadresse, godsets egenskaper – for eksempel om det er termogods eller ADR – og ikke minst mengde og vekt. Befrakteren må også sjekke om bedriften har riktig utstyr, og om personellet har rett kompetanse, før hen tar på seg oppdrag.
Oppdraga kommer ofte fra faste kunder som transportøren har kontrakt eller fast avtale med, men det kan også komme mer sporadiske oppdrag fra kunder som ikke har noe fast transportbehov eller noen fast transportør.
Prisen for oppdraget er oftest avtalt på forhånd dersom en har kontrakt på transporten. Fins det ingen fast kontrakt eller avtale, må befrakteren avtale pris med kunden.
Befrakteren gjør første del av planlegginga og må tilrettelegge oppdraga slik at de er håndterlige for sjåførene. Det må blant annet være mulig for sjåførene å utføre oppdraga i samsvar med kjøre- og hviletidsbestemmelsene.
En befrakter må derfor ha mye kunnskap om lover og regler som sjåførene må forholde seg til. Hen må også ha kunnskap om blant annet nyttelast på kjøretøya, om utstyr og egenskaper til de forskjellige kjøretøya og om påbygg og farlig gods. I tillegg må hen ha gode geografikunnskaper.
Hjelpemidler
PC-en er befrakterens viktigste hjelpemiddel. Diverse dataprogrammer hjelper til med å holde kontroll over oppdrag, bilpark og sjåfører. Befrakteren har løpende kontakt med kunder og sjåfører via telefon og digital kommunikasjon.
Flåtestyring
Flåtestyringssystemet er gjerne det viktigste verktøyet til befrakteren. Det er et dataprogram som holder oversikt over bilparken. Her fins det kart som viser hvor bilene befinner seg til enhver tid, med opplysninger om hvilke sjåfører som kjører hvilken bil. Oftest innhenter systemet også opplysninger fra den digitale fartsskriveren, slik at befrakteren ser hvor mye kjøretid den enkelte sjåføren har til rådighet. På denne måten kan befrakteren planlegge og fordele oppdrag mest mulig effektivt til sjåførene, uansett hvor i landet de befinner seg, eller hvor i verden for den del.
Flåtestyringssystemet innhenter også informasjon fra selve kjøretøyet, for eksempel om dieselforbruk og totalvekt. Det kan også gi beskjed om når bilene må på service.
Kalkyleprogram og ERP-system
Det er også andre systemer som befrakteren bruker. Hen må blant annet ha et godt system for prising. Da bruker hen gjerne et kalkyleprogram der alle kostnader ligger inne, slik at hen kan beregne pris ut fra for eksempel kilometerdistanse på oppdraget. Mange bedrifter har dessuten et såkalt ERP-system som samler alle data, som drift, lønn, HMS og så videre.
Det er ikke uvanlig at befraktere innen veitransport er tidligere sjåfører. Det kan ha sine fordeler fordi en kjenner forholdene på veien, kjøretøya og geografien. Det fins også fagskole- og høyskoleutdanninger som passer godt med befrakterrollen.
Fordeling av oppdrag
Når befrakteren har klargjort oppdraga, sendes disse videre til sjåføren, enten gjennom flåtestyringssystemet, til skjerm i bilen eller til telefonapp. Muntlig kommunikasjon er også fortsatt vanlig, og ofte blir det utarbeida en form for lasteliste.