Opplæring av nyansatte
Det aller viktigste administrative sikkerhetstiltaket er opplæring av nyansatte. At ansatte har gode holdninger og verdier, er også meget viktig.
Mange virksomheter har gode prosedyrer og rutiner for opplæring av nyansatte. I en slik opplæring bør man gjennomgå
- informasjon om virksomheten
- omvisning på virksomhetens kontor/område
- underskrift av taushetserklæring
- arbeidstid, arbeidstøy og regler for overtid
- adgangskontroll og bruk av kort og koder
- brannslukningsutstyr og rutiner for evakuering når brannalarmen går
- førstehjelpsutstyr – hvor finnes det, og hvordan skal det brukes
- internkontrollsystem for HMS, inkludert verneutstyr
Administrasjon av nøkler og adgangskontroll
Bedriften bør sørge for at de ansatte signerer for nøkler og kort som blir utlevert. Kontrollen må også sikre at virksomheten registrerer når nøkler og kort blir levert tilbake.
Mange bedrifter har i dag et elektronisk system. Da må de også ivareta IKT-sikkerheten. Om du mister en nøkkel eller et kort, må du gi beskjed til den ansvarlige. Det samme gjelder dersom du har mistanke om at nøkler eller kort er kommet på avveie.
En del av adgangskontrollen er å lage rutiner for besøk hos virksomheten dersom man mener det er viktig for sikkerheten.
Besøkskort og besøksprotokoll er to hjelpemidler for å ha oversikt over de besøkende. Besøksprotokollen er en bok der de besøkende skriver hvem de er, hvilken bedrift de tilhører, hvem de skal besøke, og klokkeslett inn og klokkeslett ut.