Sikkerheten er en del av opplevelsen
For at gjestene skal få en god arrangementsopplevelse, er det viktig at sikkerheten er ivaretatt. Tiltak som bedrer sikkerheten, oppleves ofte også som god service. For eksempel vil det å begrense ventetida i ulike køer være både et sikkerhetstiltak og et servicetiltak.
For å forstå risikoen må du først forstå arrangementet
Skal du arrangere en stor konsert eller en firmatur? Det er viktig at du forstår arrangementet, slik at du kan danne deg et inntrykk av hvilket publikum som kommer. Består publikum av mennesker som ofte deltar på arrangementer? Hvilke forventninger har de til gjennomføringen? Hvilke risikofaktorer bringer de med seg?
Det er fullt mulig å gjennomføre et sikkert arrangement på Operataket, selv om det fort kan bli kaos når man setter opp en gratiskonsert med Justin Bieber. For å få et riktig bilde av risikoen arrangementet medfører, må vi vite hvilket publikum vi tiltrekker oss.
Gjør deg kjent med publikumsbevegelsene
Lite plass kan by på store problemer. Når programmet for arrangementet er satt, kan du begynne å kartlegge hvordan folk kommer til å bevege seg underveis. Før og etter et innslag vil det for eksempel være stor belastning ved inn- og utganger, og da kan disse bli risikopunkter.
Ha forståelige planer og støtteverktøy
Sørg for at tiltaksplaner er forståelige for dem som skal gjennomføre tiltakene. Lag gode støtteverktøy, bruk enkle maler. Hold det kort og ha klart for deg hvem du lager planene for.
Det er en utfordring å gjøre om mange planer og analyser til noe personalet kan bruke i praksis. Enkle planer med gode og oversiktlige spørsmål er å foretrekke framfor avanserte planer som ingen forstår.
Her er et eksempel på hvor enkelt et planleggingsdokument kan settes opp:
Hva kan skje? | Hva gjør vi for å unngå at det skjer? | Hva gjør vi om det likevel skjer? |
|---|---|---|
| * | ||
| * |