Distribuere informasjon til mange brukere
De tradisjonelle måtene å distribuere informasjon til mange på er å bruke papir, e-post eller publisering på nett, for eksempel virksomhetens intranett. Tidligere har det vært mest skriftlig informasjon, bilder og illustrasjoner. Nå er det vanlig å inkludere også video- og lydmateriale i informasjon som skal distribueres.
Å distribuere informasjon på papir er arbeidskrevende og kostbart sammenlignet med alternativene, men vi skal ikke avskrive papir helt likevel. Informasjon som mottas på papir, blir ofte oppfattet som viktigere enn noe som kommer som e-post, og det er derfor større sjanse for at informasjonen blir lest og tatt vare på.
E-post er en effektiv måte å distribuere informasjon på, men den er ikke alltid like hensiktsmessig. De fleste som arbeider i en virksomhet, mottar mange e-postmeldinger hver dag. Hvis informasjonen ikke er aktuell akkurat når brukeren leser e-postmeldingen, er det stor sjanse for at den blir arkivert, glemt eller slettet. Det gjør det vanskelig for brukeren å finne informasjonen senere, når han har behov for den.
En mulighet er å sende informasjonen som vedlegg til en e-postmelding. Det øker sjansen for at den blir tatt vare på, men samtidig krever det en del ekstra arbeid fra brukerens side: Vedlegget må lastes ned, åpnes eller eventuelt skrives ut før man kan lese informasjonen. E-post bør derfor helst bare benyttes til å distribuere informasjon som skal brukes med en gang.
Publisering på nett er ofte den mest effektive måten å distribuere informasjon på. Metoden er kostnadseffektiv og krever som regel lite arbeid hvis virksomheten har en intranettløsning eller tilsvarende informasjonstjeneste. Ulempen er at brukerne selv må oppsøke informasjonen når de trenger den. Hvis de ikke er aktive brukere av informasjonstjenesten, når informasjonen sent eller aldri fram.
Skriftlig informasjon som legges ut på nettsider, bør alltid være i et format som kan skrives ut. Dette er spesielt viktig for prosedyrer der brukeren ønsker å lese instruksjonene samtidig som han eller hun følger dem på maskinen.
De siste årene har det blitt mer vanlig å inkludere videoklipp på nettsider, for eksempel korte forklaringsvideoer. Vi anbefaler å lage flere korte videoer som retter seg mot konkrete operasjoner, framfor å lage lange videoer som kan være vanskelige å finne fram i. Vurder om det er hensiktsmessig å legge videoen inn på siden, eller om du heller bør sette inn ei lenke til innholdet på en aktuell videoplattform.
Det er ikke hensiktsmessig med altfor store forsamlinger hvis du skal gå gjennom programvare i plenum. Organiser opplæringen i mindre grupper. Det er en fordel om flere personer holder kurs. Da kan den ene vise fram på skjerm, og én eller flere kan gå rundt og hjelpe til. Åpne opp for at deltakerne kan rekke opp hånda og få hjelp underveis.
Fordelen med opplæring i plenum er at kursdeltakerne kan få hjelp når de trenger det, og at det kan være lettere å komme i gang og forstå informasjonen. Ulempen er at det er tid- og kostnadskrevende, at brukerne kan ha ulike behov og forhåndskunnskaper, og at det ikke er sikkert alle er til stede. Det som skjer på kurset, skjer der og da, og det kan hende at informasjon går tapt til senere.
Nå er det også mange som lager digital opplæring på nett. Enten ved å sende ut en kursrekke på e-post eller ved å legge ut materiell på en nettside med videoforelesninger, oppgaver og lignende. Fordelen er at kursdeltakerne selv kan velge når de skal ta kurset eller finne informasjonen på nettsiden. De kan dessuten lese og spille av informasjonen så mange ganger de vil. Ulempen er at det krever nettilgang, og at brukeren skjønner hvor han eller hun finner informasjonen, og hvilke ressurser som er nødvendige når. Det kan være vanskelig å få hjelp eller orientere seg, og tekniske løsninger kan være krevende for personer som ikke er så vant med teknologi, eller som har synsutfordringer.