En rutine kan defineres som «et sett med oppgaver som skal gjøres på samme måte og i samme rekkefølge hver gang de utføres».
I motsetning til løsninger på problemer, som kanskje bare dukker opp én gang, er rutiner oppgaver som skal utføres regelmessig (for eksempel sikkerhetskopiering), eller oppgaver som skal utføres på en bestemt måte når de må gjøres (for eksempel tilbakekopiering av en sikkerhetskopi).
Man må dokumentere rutiner av to grunner:
- for at oppgaven skal bli gjort
- for at oppgaven skal bli gjort riktig
Å lage rutiner er en måte å sikre at oppgaver blir gjort på, og alle rutinebeskrivelser skal si noe om hvem som er ansvarlig, og når eller i hvilken sammenheng rutinen skal utføres. Det må ikke nødvendigvis være en bestemt dato eller et bestemt tidsintervall – rutiner kan også knyttes opp til andre oppgaver eller bestemte hendelser. For eksempel vil en rutine for tilbakekopiering av en sikkerhetskopi bare være aktuell når data har gått tapt.
Dokumenter på en god måte
Å dokumentere rutiner på en god måte kan være omstendelig, men samtidig tvinges du til å gjennomgå alle de arbeidsoppgavene rutinen innebærer, på en systematisk måte. Den beste måten å dokumentere en rutine på, er å skrive ned hva du gjør, mens du utfører oppgaven.
Når du dokumenterer en rutine, må du passe på at informasjonen er så komplett at andre kan følge den steg for steg senere og oppnå riktig resultat. Rutinebeskrivelser kan derfor bli svært detaljerte, og noen ganger er det nødvendig å dele opp en større rutine i flere delrutiner.
Rutinebeskrivelsen må også inneholde informasjon om hva som eventuelt må gjøres før eller etter selve oppgaven, og annet som er nødvendig for å få gjort den. For eksempel må en rutine for tilbakekopiering av sikkerhetskopi inneholde informasjon om hvor sikkerhetskopiene oppbevares.
Rutiner bør inneholde informasjon om
- hva rutinen gjelder
- når den skal utføres
- hvem som skal utføre rutinen
- hvem som er ansvarlig for at rutinen utføres (og hvem man skal rapportere til)
- hva som kreves for å utføre rutinen (for eksempel utstyr, programvare, tilganger og så videre)
- hvem som har skrevet rutinen
- når rutinen er skrevet eller sist oppdatert
- om rutinen er en delrutine som inngår i en større rutine
- steg-for-steg-beskrivelser av hva som skal gjøres
Steg-for-steg-beskrivelser kalles også for prosedyrer. Du lærer mer om hvordan du skal skrive prosedyrer litt senere.