Internkontrollforskriften

Internkontrollforskriften skal sikre at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, inkludert informasjon om endringer. I helseinstitusjoner vil dette for eksempel si arbeidsmiljøloven, forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn, forskrift om næringsmiddelhygiene og forskrift om miljørettet helsevern i helseinstitusjoner.

For at kravene til internkontroll skal være oppfylt, må det sørges for at alle arbeidstakere alltid har fått informasjon og opplæring. Hvis helseinstitusjonen for eksempel har kjøpt inn nye senger med heve- og senkemuligheter for å forebygge muskel- og skjelettplager blant de ansatte, så kommer dette kun de ansatte til gode hvis de får opplæring i hvordan sengene brukes, og hvordan de kan tilpasses hver enkelt.

Et godt HMS-arbeid forutsetter at leder og ansatte samarbeider. Det må skapes muligheter for arbeidstakerne til å medvirke, for eksempel ved å gjennomføre personalmøter og medarbeidersamtaler. Aktuelle temaer vil være organisering av arbeidsdagen, fordeling av arbeidsoppgaver, kommunikasjon og informasjonsflyt.

Arbeidsplassen må velge seg noen mål å jobbe mot. Disse målene må dokumenters skriftlig, og helseinstitusjoner kan for eksempel ha som overordnet mål: "Vår helseinstitusjon skal beskytte mot personskader". Da kan tilhørende delmål være: "Vår avdeling skal bevisstgjøre alle ansatte på ergonomi ved at alle deltar på kurs".

Dette innebærer å ha en oversikt over hvordan arbeidsplassen er organisert. I tillegg skal det også dokumenteres hvordan det jobbes med helse, miljø og sikkerhet, og hvordan ansvaret er fordelt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Enkelte arbeidsplasser har også verneombud og arbeidsmiljøutvalg.

Det må gjennomføres en risikokartlegging ut fra forholdene på arbeidsplassen, og dette skal dokumenteres. Kartleggingen avslører hvilke forhold i helseinstitusjonen som kan utgjøre en fare for bygningen, for de ansatte og for pasientene. Dette danner grunnlaget for hvilke forebyggende rutiner som må utarbeides. I tillegg må det utarbeides handlingsplaner for hva man skal gjøre om uønskete hendelser likevel skulle oppstå, for eksempel: "Når en ansatt skader seg". Et annet eksempel på risikokartlegging kan være å se etter tegn på mulige brannfarer, og man kan da bruke en sjekkliste.

Dette innebærer at arbeidsplassen har et system som fanger opp avvik. Et avvik er for eksempel når rutiner ikke blir fulgt, når opplæring er mangelfull, eller når det oppstår en skade. Til avviksrapportering kan man benytte seg av et skjema som kan fylles ut av den som oppdager avviket.

Det må jobbes kontinuerlig med helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og en grundig kartlegging bør skje minst en gang per år. Verneombudet går vernerunder sammen med helseinstitusjonens ledelse. I tillegg har Arbeidstilsynet jevnlige inspeksjoner i de ulike bedrifter.