Muntlig kommunikasjon – intern

Det er mange fordeler med muntlig kommunikasjon. Et viktig fortrinn er at det er en kommunikasjonsform som gjør det enkelt å ha en dialog, der to eller flere parter samhandler. I en muntlig dialog har du den fordelen at du ikke må vente på reaksjoner på det du har sagt; du får tilbakemeldinger med en gang. Du ser ofte raskt om den andre ikke oppfatter hva du har sagt. Og hvis du ikke forstår det som blir sagt, kan du be om en utdypning eller en forklaring.

Mange temaer er det best å ta opp ansikt til ansikt, i stedet for på e-post. Det gjelder spesielt når det er uenigheter om noe. Det er lettere å bruke sterkere uttrykksmåter når du sitter foran en skjerm enn ansikt til ansikt. Det er også lettere å tolke det en annen skriver negativt når dere er uenige om en sak. Møtes dere og snakker om saken, vil ansiktsuttrykk og stemme hjelpe dere til å tolke hverandre mer korrekt.

En ulempe ved muntlig kommunikasjon er at den krever mer av hukommelsen vår fordi lyden avtar og blir borte. Det er ikke som med skrift, der du kan gå tilbake og lese et avsnitt en gang til. Dette er viktig å tenke på når du skal overføre informasjon muntlig. Gi én beskjed om gangen, gjenta spesielt viktig informasjon, og oppsummer hovedpunktene på slutten.

Når du er i en samtale med en kollega, må du også huske på at det å lytte er en like viktig del av samtalen som å snakke. Vis at du lytter med kroppsspråk, blikkontakt og ansiktsuttrykk. Ta innover deg det den andre sier, og prøv å bygge på det når det er din tur. Sjekk gjerne at du har forstått samtalepartneren riktig. Hvis du bare venter på din tur til å snakke, går du glipp av viktig informasjon.

I arbeidslivet er den muntlige kommunikasjonen et viktig verktøy. Vi møtes ofte for å diskutere viktige saker. Men det er ikke alltid vi oppnår det vi ønsker med alle møtene. En god saksliste med tidsrammer for hver sak er et godt utgangspunkt for et møte. Det er også viktig at noen leder møtet og styrer hvem som kan snakke, slik at alle får bidra til samtalen. Hvordan kan vi bidra til gode møter? Her er noen tips:

• Be om ordet, ikke avbryt den som snakker.
• Ta i mot alle bidrag med respekt, selv om du ikke er enig.
• Hold deg til saken.
• Vær gjerne kritisk og sett ord på problemer...
• ... men pass på at du ikke bare er negativ, og at du kommer med forslag til løsninger.

Som ansatt i en bedrift kan også du bidra til å styrke samholdet i bedriften ved å tenke over hvordan du kommuniserer internt med kolleger. Klaging og baksnakking kan svekke samholdet på en arbeidsplass. Derfor bør vanskelige saker tas opp med ledelsen, ansattrepresentanter og tillitsvalgte.