Skriftlig kommunikasjon – intern

Når du skriver noe ned, er det mye lettere å komme tilbake til det enn når du bare har sagt det. Derfor er det mange typer situasjoner der det er viktig å bruke skriftlig kommunikasjon internt på jobb.

I møter er det viktig å skrive referat som viser hva dere ble enige om og hvem som skal gjøre hvilke oppgaver. I saker der du er pålagt å dokumentere arbeidet ditt, er det også viktig at du gjør dette skriftlig. Da kan du vise til dokumentet i ettertid.

Før du skriver en tekst i en jobbsammenheng, er det lurt å tenke på hvem teksten skal leses av. Du bør ta hensyn til dem når du skriver og tenke over hva slags forutsetninger de har for å få med seg innholdet i teksten.

Hva slags forkunnskaper har mottaker?

Når det er kolleger som er målgruppen for teksten din, kan du bruke fagspråk og ha med innhold som forutsetter at de har den samme fagkunnskapen som du har. Fagspråket kan gjøre at innholdet er lettere å forstå for denne gruppen, siden fagord ofte er mer spesifikke og presise enn ord i hverdagsspråket.

Hvis du tenker at kolleger uten samme fagbakgrunn som deg skal lese teksten, bør du skrive slik at det er mulig å forstå innholdet uten å ha fagkunnskapen din. Forklar vanskelige ord og uttrykk hvis du må bruke disse.

Er mottaker motivert til å lese teksten?

Hvis svaret er ja, kan du skrive litt lengre tekster enn om svaret er nei. Da må du skrive så kortfattet som mulig, og komme til saken raskt. Uansett er det lurt å skrive det viktigste først, slik du er sikker på at alle får med seg dette, selv om de ikke leser hele teksten.

Overskrifter og bilder gjør innholdet lettere å oppfatte

Bruk overskrifter som beskriver innholdet i teksten på en enkel måte. Dette er også lurt å tenke på når du skriver e-post eller kommuniserer skriftlig på andre elektroniske plattformer. Bruk emnefeltet i e-posten til å få fram hva meldingen handler om.

Mellomtitler i lengre tekster kan gjøre det lettere for leseren å hente ut informasjonen du vil formidle.

Bilder kan også være med på å gjøre budskapet ditt klarere. Hvis du for eksempel skal beskrive en prosedyre for hvordan en bestemt oppgave skal utføres, kan bilder være oppklarende. Det ser du tydelig i denne saken fra NRK om håndvask:

NRK: Slik vasker du hendene riktig.

Avsnitt gjør det lettere å lese lengre tekster

Hvis du skal skrive lengre tekster i en jobbsammenheng, som for eksempel rapporter, er det viktig å bruke avsnitt. Som en regel kan du lage ett avsnitt for hvert hovedpoeng eller tema. Det er mye lettere å hente ut informasjon når hvert poeng har et eget avsnitt.

Ryddige avsnitt får du også hvis du innleder avsnittet med en såkalt temasetning. Resten av avsnittet får da utdype eller forklare denne temasetningen. Dette gjør du ved å komme med utfyllende informasjon, forklaringer eller eksempler. Avsnittene i denne teksten er for eksempel bygget opp på denne måten.

Støy i skriftbildet

Skrifttypen du velger påvirker også lesbarheten i en tekst. Hvor mange forskjellige typer og størrelser pleier du å ha i dine dokumenter?

Når mange skriftblandinger skaper støy, handler det om at det blir for mange kontraster. En skrifttype har en form som er nøye designet av en designer. Det er ingen selvfølge at formen til en skrifttype passer med en annen skrifttype. Skal du blande skrifttyper, må du altså vurdere dette nøye.

Hvis det er mange detaljer på en skrift, bør den ikke blandes med en annen detaljert skrift. Da kan det bli for mange detaljer å forholde seg til, som kan føre både til visuell støy, til at det blir vanskelig å lese, og dermed til støy i formidlingen av budskapet.

Underskrift er viktig

I mange yrkesrelaterte tekster er det viktig å vite hvem som er avsenderen. Eksempler på slike tekster er skaderapporter og jobbsøknader. Husk derfor alltid på å skrive under med navnet ditt, og tittelen din, der det er relevant.

Kan du skrive deg til et bedre arbeidsmiljø?

Som ansatt i en bedrift kan også du bidra til å styrke samholdet i bedriften ved å tenke over hvordan du kommuniserer internt med kolleger. Dette gjør du ved å være bevisst på å ha en positiv og profesjonell tone når du skriver dokumenter som er ment at kolleger skal lese.