Som en del av proaktiv brukerstøtte kan du utvikle og utforme diverse opplæringsmateriell som brukerne kan bruke når de skal lære seg nye systemer, nytt utstyr, nye programmer eller nye regelverk.
Hva du lager, og i hvilket omfang du lager det, kommer an på hvor mye tid og ressurser du har til rådighet. Det har også noe å si hvor avansert systemet, programmet eller utstyret som du skal lage opplæringsmateriell til, er.
Her får du tips og råd, og du får vite mer om flere vanlige måter å lage opplæringsmateriell på. I denne artikkelen kommer vi inn på
veiledninger og bruksanvisninger
opplæringsvideo
presentasjoner
digitale modulbaserte kurs
Veiledninger og bruksanvisninger
En veiledning (guide) eller bruksanvisning er nyttig for mange ulike brukere. Den er normalt sett enkelt å navigere i og lar brukeren finne fram til det innholdet hen ønsker, i stedet for at hen må se alt.
Hvis det er en stor og omfattende veiledning, er det en fordel å dele inn i kapitler og gjøre den så oversiktlig som mulig. Det er en fordel å bruke visuell støtte sammen med teksten, som skjermbilder, GIF-er eller korte videosnutter.
Du kan utheve kommandoer med hermetegn, understreking, fet skrift eller kulepunkt når brukeren skal gjøre noe i et program. Du kan også markere bestemte områder ved hjelp av piler, å ringe rundt eller plassere en boks rundt. Da er det lurt å bruke en farge som skiller seg ut fra de øvrige fargene slik at den er synlig.
Eksempler på bruksanvisning og veiledninger
Veiledning: Flersporsredigering
Denne veiledningen er omfattende, og det er tatt i bruk flere virkemidler for å gjøre den oversiktlig og enkel å bruke.
Den har innholdsfortegnelse med oversikt over innhold i starten.
Innholdet er delt opp i kapitler og underkapitler med tall.
Den har skjermbilder.
Kommandoer er uthevet med feit skrift.
Veiledning: Opprette share i TrueNAS
Denne veiledningen er en del av en større veiledning og har en overkommelig lengde.
Den deler inn innholdet med flere tittelnivåer.
Den beskriver hvor i arbeidsvinduet de ulike funksjonene og knappene er.
Knapper og kommandoer er uthevet med store bokstaver og hermetegn.
Opplæringsvideo
Opplæringsvideo er et populært og nyttig format for mange når de skal lære seg nye programmer og systemer. Den er visuell, kan kombinere video, lyd, titler og tekst og lar brukeren se materialet igjen og igjen.
Hvis du skal vise hvordan man skal bruke et program, kan det være lurt å zoome inn hvis det er liten tekst eller små knapper slik at det blir lettere å se. Du kan også sette inn en boks eller sirkel som viser hvor på skjermen handlingen foregår. Noen legger inn korte titler eller tekst med info som hurtigtastkombinasjoner når det er opplæringsvideo i programvare.
Du kan laste opp video(er) direkte på intranett eller en annen nettside fra datamaskinen din, eller du kan bygge inn (embedde) og bruke videodelingstjenester som Vimeo og YouTube.
Lang eller kort video?
Lange videoer kan ta lang tid å laste og være vanskelig å orientere seg i. Det er derfor lurt å vurdere å dele dem opp til flere korte klipp eller å legge inn kapitler. Da blir det lettere for brukeren å finne fram til det innholdet hen har behov for.
Hvis videoen er veldig lang og har høy oppløsning, blir det ei stor fil. Da kan det ta en stund å få lastet inn videoen på en nettside.
Presentasjoner
Opplæring gjennom presentasjon kan være nyttig når du skal kurse mange samtidig. Da kan du bruke presentasjonen til å strukturere innholdet. Du kan kombinere tekster, lenker, skjermbilder og videoklipp.
Snakk tydelig og i et rolig tempo når du skal presentere for mange. Du kan holde presentasjoner i plenum for mange personer eller for mindre grupper.
Hvis du jobber på et sted der du skal bidra med opplæring for mange ulike grupper, kan en presentasjon hjelpe deg med å samle og formidle det samme til alle.
En presentasjon kan du dele med deltakerne både før og etter at du har gjennomgått den.
Eksempel på innhold i presentasjon om ny programvare
1. Introduksjon til programvaren
Forklar hva denne programvaren gjør. Vis noen ferdige produkter. Her kan video eller skjermbilder egne seg.
Dersom det skal være en større opplæringsperiode med flere moduler, kan du vise fram opplæringsplanen.
Sentrale personer som skal bidra i opplæringen, presenterer seg. Det er lurt å ha en som presenterer, og hjelpere som kan gå rundt og hjelpe brukerne.
2. Opplæringsdel
Velg ut sentrale oppgaver som det er viktig å lære seg for brukeren. Bruk gjerne skjermbilder, videoklipp og korte, tydelige instruksjoner. Bruk kunnskap om å lage veiledninger og bruksanvisninger.
Uthev gjerne sentrale kommandoer eller steder på skjermbilder slik at brukeren lett skjønner hvor hen skal se eller trykke.
Ikke gå for fort fram. Pass på at alle er med før du går videre dersom de skal bruke programvaren samtidig som du presenterer.
3. Vis hva som finnes av opplæringsmateriell, og hvor det er
Lag oversiktlig opplæringsmateriell og legg det på et tilgjengelig sted som intranett eller på en nettside. Vis hvor alt dette ligger.
Noen deler også ut veiledninger eller bruksanvisninger av alt eller deler av innholdet i forbindelse med presentasjoner og gjennomganger.
4. Åpne for spørsmål
Hvis det er tid, kan dere åpne opp for spørsmål, ønsker og kommentarer fra brukerne til slutt. Svar der og da, eller ta det med videre i arbeidet med opplæringen.
Digitale modulbaserte kurs
Enkelte ganger, som hvis det skal innføres et nytt regelverk, kan det være nyttig å lage digital opplæring med informasjon og opplæringsmateriell.
Dette bør deles opp i overkommelige moduler som brukeren kan gå gjennom når det passer. Anslå hvor lang tid hver modul tar, og nummerer de ulike modulene slik at det er lett for brukeren å orientere seg.
En modul kan bestå av tittel, introduksjon, fagstoff presentert med tekst og/eller video og test eller quiz etterpå. Gjør det tydelig hva som skal til for å passere en modul. Etter at alle modulene er bestått, kan kursdeltakerne få et kursbevis.
Eksempler på digitale modulbaserte kurs
Digitaliseringsdirektoratet: Universell utforming. E-læringskurs for nettredaktører og skribenter
Dette kurset er åpent og gratis, men krever innlogging. Det er to versjoner: en på 45 minutter og en på 27 minutter. Kurset er delt opp i fem deler og består av videosnutter, eksempler og oppgaver.
NTNU: Digital, fleksibel videreutdanning. Digital transformasjon og bærekraft
Dette kurset er gratis, og det er mulig å ta eksamen og slik få studiepoeng. Det er fem moduler, og de består av tekst, video, oppgaver og quizer.