Å kostnadsberegne betyr å finne ut omtrent hvor mye det vil koste å lage ett eller flere medieprodukt. Hvis dere skal sette opp en utstilling på skolen, for eksempel, vil det følge med kostnader til trykk av fotoark, plater å montere bildene på og leie av lokale. Eller kanskje dere skal publisere en avis, her vil kostnader til trykk og kanskje distribusjon måtte regnes inn.
Det er store forskjeller på å kostnadsberegne en medieproduksjon i skolesammenheng versus i mediebransjen. Som medieelev slipper du som regel å tenke på utgifter til lønn, leie av kontorlokaler, utstyr, programvare og lignende. Dermed blir kostnadsberegning i skolesammenheng svært forenklet. Likevel er det fint å starte her, for å forstå at en medieproduksjon må bære seg, altså ikke gå i underskudd.
Beregne kostnader
En tilnærming i kostnadsberegning av en produksjon er å få oversikt over alle sannsynlige utgifter.
Skriv ned alle kjente utgifter
Skal dere sette opp en fotoutstilling, må dere tenke over: Har dere tilgang til en fotoprinter? Må dere betale for å bruke den? Hva med utstillingslokaler – kommer de til å koste noe? For å få oversikt over alle sannsynlige utgifter er det svært lurt å spørre noen som har vært med på lignende før. Kanskje elevene som er eldre enn dere har gjort dette før? Da kan dere høre med dem. Hva med lærerne, kan de hjelpe?
Be om pristilbud
Skal dere for eksempel skrive ut bilder på et trykkeri, kan dere be om å få et pristilbud fra dem. Offentlige organisasjoner og bedrifter har ofte en regel om at man skal hente inn tilbud fra minst tre ulike tilbydere. Det er for å sikre at oppdraget er kjent hos leverandører av tjenesten, og at det blir en riktig pris. Denne regelen kan være lur å bruke også for dere.
Budsjett
Når du har hentet inn priser og fått en oversikt over alle utgiftene, er det tid for å sette opp et budsjett. Et budsjett er en oppstilt oversikt over hvor mye dere forventer at en produksjon vil koste, og hva dere regner med å tjene på den.
La oss gå videre på eksempelet over. Her kan vi tenke oss at det selges billetter til fotoutstillingen. Basert på hvor mange som er kommet på lignende utstillinger tidligere, og hvor mange av elevenes familie og venner som regner med å komme, kan du sette opp forventet inntekt.
I en kolonne setter du inn forventede utgifter. I en annen kolonne setter du opp forventede inntekter. Et svært enkelt budsjett satt opp med grunnlag i dette eksempelet, kan se slik ut:
Utgifter
Trykk av 60 foto 3.500,–
Plater til montering 4.800,–
Leie av lokaler 9.900,–
Diverse utgifter 800,–
Totalt 18.200,–
Inntekter
Billettsalg 200 x 50,– 10.000,–
Sponsormidler 9.000,–
Forventet overskudd 0,– (800,– i buffer)
Regnskap
Når produksjonen er i gang, må du føre regnskap. Det betyr at du lager en nøyaktig oversikt over hvilke inntekter og utgifter dere har. Det er også svært viktig å ta vare på alle kvitteringer. De skal nummereres og føres som bilag i regnskapet.
Bilag er en kvittering som viser at utgiften er reell, altså at den er en virkelig utgift. Uten bilag som viser at utgiftene er reelle, er ikke utgiften dokumentert, og punktet i regnskapet blir ugyldig.
Før regnskap underveis
For at det ikke skal bli rot i regnskapet, er det viktig å starte med det så snart produksjonen er i gang. Det finnes mange systemer for hvordan du skal føre et regnskap og mange programmer som kan hjelpe deg med det.
Et minimumskrav er at du har oversikt over inntekter, utgifter og balanse. Balanse betyr resultatet når inntekter og utgifter legges sammen, altså om du går i pluss eller minus.
Dersom du skal i gang med en større produksjon med flere utgifter og inntekter, kan det være lurt å laste ned et regnskapsprogram.
På Ungt Entreprenørskap sine nettsider finner du informasjon om hvordan du kan føre regnskap. Her finner du også et eget regnskapsprogram du kan laste ned. Det er klart til utfylling av utgifter og inntekter.