Hva gjør en kontorlærling?

Hos kemneren bruker de programmet Websak til arkiv og journalføring. Gi eksempler på andre programmer som kan brukes til disse funksjonene.

Tips: Spør gjerne på din egen praksisplass, eller søk på internett.

1. Hva mener vi med servicegrad?
2. Hva regnes som service på din praksisplass?
3. Hvordan måler de servicegraden på din praksisplass?

På kemnerkontoret måler de servicegraden etter hvor lang tid innringeren må vente på at telefonen blir besvart. Hva annet synes du vil være en viktig del av servicen når man ringer inn til en bedrift?

Trio er kommunikasjonsplattformen kemnerkontoret bruker. Her inngår sentralbordfunksjon, CRM-systemer og tilgjengelighetssystemer.

1. Hva slags funksjoner bør et sentralbord ha?
2. Hva er et CRM-system? Finn eksempler på andre CRM-systemer enn Trio.
3. Hva mener vi med tilgjengelighetssystemer?

Kevin har mange arbeidsoppgaver på kemnerkontoret. I denne oppgaven skal du plassere ordene under. Noen er Kevins arbeidsoppgaver, noen er ikke.

Arbeidsoppgaver: kundeservice på telefon, adgangskontroll, journalføring, personalarkiv, møtereferat, saksbehandling, ordrebehandling, booking, regnskap, møtearrangementer, innkjøp, lønnsoppgaver, budsjett, posthåndtering, resepsjon, arkivering, bruk av Microsoft Office, fakturering, møteinnkalling, informasjonsformidling, kalender, konflikthåndtering.

Bruk søkemotorer på internett og finn ut hva følgende oppgaver innebærer:

1. adgangskontroll
2. journalføring
3. konflikthåndtering kunder
4. informasjonsformidling

Gå inn på opplæringskontorets sider, og finn en virksomhet som tar imot kontorlærlinger. Velg en virksomhet du ønsker å finne ut mer om – kanskje du kunne tenke deg å søke jobb der? Hvilke administrative rutiner tror du denne bedriften har?

Tips: Finn virksomhetens organisasjonskart, antallet ansatte, hvilke avdelinger de har, og utlyste stillinger.