Lytt til kunden
Når du har kontakt med kunden på telefon, kan du ikke lese kroppsspråket til kunden. Derfor er det ekstra viktig å lytte. La kunden snakke ut, ikke avbryt – da vil dere bare snakke i munnen på hverandre. Still spørsmål dersom du er usikker på hva kunden spør om.
Vær tydelig og høflig
Det er viktig at du har skjønt spørsmålet, og at du så forsøker å svare så tydelig og høflig du kan. Ikke lov noe på telefonen som du er usikker på. Be heller om å få ringe tilbake. Mange bedrifter tar opp samtalen (med kundens tillatelse), og ledelsen kan dermed vurdere arbeidet ditt i etterkant. Du kan heller ikke utelukke at kunden selv tar opp samtalen, spesielt dersom det gjelder en klagesak.
Når du ringer
Når du skal ringe til noen i jobbsammenheng, er det vanlig å presentere deg med et hei, ditt fulle navn og navnet på bedriften du ringer fra. Da vil personen i andre enden gjerne svare med et hei, og du kan fortelle hva det gjelder.
Når du svarer
Dersom det er du som mottar telefonen, pass på at du svarer høflig når noen ringer. Svar gjerne: «Hei, hva kan jeg hjelpe deg med?» Dersom du ikke er rette vedkommende å snakke med, så forsøk å hjelpe med å finne riktig person. Husk at når du svarer i telefonen, er det du som er bedriftens «ansikt utad». En del av jobben din er å alltid yte god service og å gi et godt inntrykk av bedriften du jobber i.
Bruk av headset
Dersom du bruker headset, er det viktig at lyden er god, og at mikrofonen ikke er for nærme munnen. Det er ikke særlig behagelig for de som lytter, om lyden blir hul eller for skarp, eller om de hører pustelyder.