Digitale møter er blitt dagligdags. Vi møtes via digitale programmer som for eksempel Zoom og Google Meet. Om noen år sitter vi kanskje rundt møtebordet i en virtuell verden, som avatarer. God møteplanlegging er uansett viktig.
Møteforberedelser
Du inviterer møtedeltakerne ved hjelp av en kalender hvor du bestemmer tidspunkt. I invitasjonen kan du legge ved en saksliste og litt om hensikten med møtet. Ut fra hvor mange av deltakerne som godtar invitasjonen, kan du se hvor mange dere blir i møtet.
Digitale møter kan bli tatt opp, slik at andre kan se dem senere. Om du vil ta opp møtet, må du si fra før møtet starter.
Pass på at det er nok lys i rommet, og at du ikke sitter foran et vindu. Da kan du risikere at den du snakker med, ser deg svært dårlig. Du bør unngå ting i bakgrunnen som avleder oppmerksomheten fra det du snakker om. I mange programmer kan du velge en uskarp bakgrunn eller et bakgrunnsbilde. Kle deg nøytralt, slik du ville ha kledd deg til et forretningsmøte.
Ikke sitt for nært det innebygde kameraet på datamaskinen. Ansiktet ditt vil da bli litt forvrengt, med litt stor nese. Det kan også være lurt å plassere skjermen slik at du ser rett inn i den, ikke ned eller opp. Dette er spesielt viktig ved bruk av eksterne skjermer, for å få «blikkontakt» med den du snakker med.
Teknisk gjennomgang
Før et videomøte bør du sjekke at det tekniske fungerer. Virker lyden, trenger du hodetelefoner/mikrofon? Er nettdekningen god nok? Har alle deltakerne en nettleser som takler programmet? Vær ute i god tid før et nettmøte. Det tar alltid lengre tid enn du tror å komme inn og sjekke at alt virker.
I digitale møter er lyden viktigere enn bildet. Sørg for å ha en god mikrofon. Bruker du den innebygde mikrofonen i PC-en, bør du være i et mindre rom som ikke gir gjenklang. Unngå bakgrunnsstøy fra stemmer, trafikk eller maskiner. Slå av lyder på datamaskin og telefon.
Gjennomføring
I et digitalt møte er det spesielt viktig å ha gode kjøreregler.
Forslag til kjøreregler
- Bruk møteleder som ordstyrer.
- Be om ordet med digital håndsopprekking eller i chatten.
- Bruk hodetelefoner – det gir bedre lyd.
- Skru av mikrofonen når du ikke snakker.
- Vri mikrofonen litt bort fra munnen – da unngår du pustelyder.
- Presenter deg.
- Snakk tydelig.
- Vær bevisst på kroppsspråket ditt.
- Bruk skjermdelingsfunksjonen.
- Bruk chattefunksjonen i programmet.
- Skriv referat i et delt dokument.
Ved å bruke møteleder som ordstyrer unngår dere å snakke i munnen på hverandre. Alle som ikke snakker, bør dempe mikrofonen sin. Lyden blir da bedre for alle, og dere unngår å høre andres pust og sukk.
Avtal gjerne at dere gir et tegn i kameraet når dere vil si noe, eller at dere bruker chatten til å be om ordet. Noen programmer har en egen rekk-opp-hånden-funksjon. Si navnet ditt når du skal snakke, dersom du ikke kjenner de andre på møtet. Vil du stille spørsmål til en bestemt deltaker, så bruk navnet til vedkommende. Snakk tydelig og ikke for fort. La tilhøreren få tid til å oppfatte det du sier.
For å holde på oppmerksomheten til dem du snakker med, kan det være en fordel å vise fram for eksempel bilder eller tall via skjermen. Bruk med andre ord gjerne skjermdeling.
Vær bevisst på kroppsspråket ditt – at du gjesper, klør deg i hodet og strekker på kroppen, blir veldig tydelig på kamera.
Artikkelen er humoristisk oppsummert i videoen under.