Behovsavklaring
Først må du finne ut hvilke behov virksomheten har. Det beste produktet kan være unødvendig dyrt i forhold til virksomhetens behov. Det er derfor viktig å utrede hvilke kvaliteter som trengs, service, leveringstid og så videre.
Kravspesifikasjon
Etter at du har foretatt en behovsavklaring, må du skrive en kravspesifikasjon, det vil si en beskrivelse av hva virksomheten ønsker å kjøpe. Her må for eksempel mengde, kvalitet, service og leveringstid stå beskrevet.
Offentlig eller privat virksomhet?
Hvilke regler du må følge ved innkjøp, er avhengig av om du jobber for en privat eller for en offentlig virksomhet. I det offentlige må du følge regler for offentlige anskaffelser, altså anskaffelsesloven.
Tre framgangsmåter ved innkjøp
Dersom du på vegne av en virksomhet skal kjøpe en større mengde varer eller tjenester, kan du velge mellom tre framgangsmåter:
Du kan gå til direkte anskaffelse, også kalt direkte kjøp, av varene eller tjenestene. Det vil si at du henvender deg direkte til én leverandør som du kjøper ifra.
For offentlige virksomheter er denne muligheten begrenset for innkjøp over 100 000 eksklusiv merverdiavgift, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg har mange virksomheter interne retningslinjer som begrenser muligheten for direkte kjøp også for mindre beløp.
Du kan henvende deg til flere leverandører og forhandle om pris, antall, leveringsbetingelser, service/oppfølging og så videre. Kanskje du kan presse prisen litt med en slik framgangsmåte, eller du kan få kortere leveringstid, bedre garantier, bedre kompetanse på tilbudte konsulenter eller lignende.
For offentlige virksomheter vil størrelsen på beløpet avgjøre om det er mulig å velge en slik framgangsmåte.
Du kan legge ut innkjøpet eller oppdraget som en anbudskonkurranse mellom flere leverandører. Denne framgangsmåten er mest vanlig for offentlige virksomheter og kalles da å kunngjøre en offentlig anskaffelse.
I en anbudskonkurranse forhandler dere ikke om pris eller andre detaljer. Du mottar anbud fra ulike leverandører og velger leverandør ut ifra hvor gunstig anbudet er. Pristilbudene de enkelte leverandørene kommer med, kalles for anbud.
Hva er forskjellen på et tilbud og et anbud?
Både tilbud og anbud er et overslag fra en leverandør over hva de skal levere til hvilken pris. Forskjellen på tilbud og anbud er muligheten for å forhandle i etterkant, og det er derfor mest relevant for offentlige virksomheter.
Mottar du et tilbud, kan du i etterkant forhandle videre om både pris og hva leverandøren skal levere. Ved et anbud, jamfør punkt 3, kan du ikke forhandle videre. Du må akseptere anbudet slik det er eller velge et anbud fra en annen leverandør.