Arbeid med kommunikasjonsstrategi i en organisasjon eller virksomhet, er kontinuerlig. Det blir gjerne laget langtidsplaner på fem år og kortere planer for ett år. Og disse blir gjerne justert underveis.
Overordnede langtidsplaner har mer fokus på evaluering og på sjekkpunkter for måloppnåelse, mens korttidsplaner brukes for å beskrive en større grad av detaljer i kampanjer og kommunikasjonstiltak for spesifikke mål og målgrupper.
Arbeidet kan deles inn i fem faser. I denne sammenhengen beskriver vi en generell prosess som tar høyde både for overordnede strategier og detaljerte kommunikasjonstiltak.
1. Mål for virksomheten
En kommunikasjonsplan må forankres i virksomhetens mål. Som kommunikasjonsmedarbeider må du bruke god tid sammen med oppdragsgiver på å klarlegge målene for virksomheten. Det er vanskelig å lage en god kommunikasjonsstrategi dersom målene er uklare, eller dersom oppfatningene av hva målene er, spriker.
2. Situasjonsanalyse
For å kartlegge nå-tilstanden til en organisasjon er det vanlig å bruke en situasjonsanalyse, også kjent som SWOT-analyse.
SWOT-analysen er et internasjonalt kjent verktøy som brukes i mange ulike sammenhenger, ikke bare i kommunikasjonsbransjen. Bokstavene SWOT står for:
- Strength
- Weakness
- Opportunities
- Threats
Oversatt til norsk betyr disse: styrke, svakhet, muligheter og trusler.
Søk gjerne etter et SWOT-analyseskjema på nett til å ha som utgangspunkt. Du kan også bruke følgende spørsmål:
- Hva fungerer bra i organisasjonen og med nåværende kommunikasjonsaktiviteter?
- Hvilke utfordringer har virksomheten?
- Hvilke muligheter har virksomheten akkurat nå?
- Hvilke trusler er det virksomheten står overfor?
- Hvorfor er det viktig med kommunikasjonstiltak i denne situasjonen?Og hvilke tiltak trengs?
- Handler det kun om å formidle informasjon og kommunisere med mottakere, eller handler det om å påvirke holdninger eller handlinger hos mottakerne?
3. Lag kommunikasjonsplan med kommunikasjonstiltak
- Hvor mye ressurser (tid og penger) ønsker oppdragsgiver å bruke på kommunikasjonstiltak?
- Hva er det oppdragsgiveren din ønsker å oppnå?
- Hvilken effekt forventer oppdragsgiver av de kommunikasjonstiltakene som settes i gang?
- Hvem er målgruppen(e) for kommunikasjonstiltakene?
- Er det nok med ett tiltak, eller bør flere tiltak settes i verk samtidig?
- Hvordan kan de ulike tiltakene forsterke eller utfylle hverandre?
- Når skal de ulike tiltakene settes i verk?
Du kan se et konkret eksempel på en kommunikasjonsplan her: Eksempel og mal på kommunikasjonsplan. Denne kan også lastes ned og brukes som mal.
4. Gjennomfør kommunikasjonstiltak
Kommunikasjonsstiltak kan være bruk av sosiale medier, pressemeldinger, pressekonferanser, løpesedler, plakater, nettsider, informasjonsvideo osv. Ved større kampanjer er det vanlig å produsere logoer eller andre visuelle kjennetegn som gjør at mottakerne oppfatter de ulike enhetene som en del av en større helhet.
5. Evaluer tiltakene og effekten av dem
Du er ikke ferdig med jobben når tiltakene er gjennomført. I etterkant er det viktig å sette av tid til evaluering. Det er dét du og oppdragsgiveren din lærer av til neste gang.
- Ble tiltakene gjennomført slik dere hadde tenkt? I tilfelle nei, hva sviktet?
- Hva kunne dere ha gjort annerledes?
- Ble effekten av tiltakene slik dere hadde planlagt?
- Hvis ikke, hva må endres neste gang det blir aktuelt å sette i gang kommunikasjonstiltak?